Les meilleures activités de check-in pour vos rétrospectives
Il m’est bien difficile de me rappeler la dernière fois que j’ai facilité une rétrospective sans avoir commencé par une activité de check-in.
Un check-in me permet de prendre le pouls de l'équipe, de gérer les attentes des membres et ainsi d'augmenter le niveau de participation durant la rétrospective. Tout ça en échange de seulement quelques minutes de préparation. C’est pourquoi je les utilise constamment en ouverture de rencontre.
Nous allons explorer ce qu’est une activité de check-in mais aussi comment les intégrer dans vos rétrospectives.
Au sommaire de cet article :
Qu’est-ce qu’un check-in ? À quoi ça sert ?
Je ne surprendrai probablement personne en disant qu’il est fréquent dans les équipes d’avoir des membres qui avancent tête baissée afin de livrer leurs derniers éléments de valeur en approche de la fin d’un sprint. Ces derniers arrivent ensuite en rétrospective en ayant un espace mental dédié complètement saturé, encore préoccupés par ce sur quoi ils ont travaillé ces derniers jours.
L’activité de check-in a pour objectif de venir créer un espace-tampon afin de permettre à chaque membre d’exprimer comment ils arrivent à la rétrospective. C’est un exercice bref et interactif réalisé en début de rencontre, dont les principaux bénéfices sont:
Établir un climat de confiance : il permettra aux membres de l'équipe d'exprimer leurs émotions et préoccupations, créant ainsi un environnement où chacun se sent en sécurité pour partager ses idées et ses besoins.
Augmenter l’engagement et la participation : en donnant à chacun l'opportunité de s'exprimer dès le début, le check-in permet également de s'assurer que toutes les voix sont entendues, y compris les personnes qui pourraient être plus timides ou fatiguées.
Donner le tempo : basé sur les échanges entendus durant l’activité vous aurez un excellent indicateur de comment faciliter la suite de la rétrospective. Adaptez le rythme de votre facilitation aux besoins soulevés par les membres d’équipe.
« Les échanges permettent aux gens de changer de vitesse et de prendre conscience de ce qui les préoccupe. Un échange peut vous donner une idée de l'humeur du groupe. »
- Derby, Larsen, Horowitz, Agile Retrospectives (Second Edition)
Quelle différence entre un check-in et un icebreaker ?
Dans un registre légèrement différent, les activités brise-glace (icebreaker) sont généralement des activités plus ludiques ou créatives, conçues pour détendre l'atmosphère et favoriser la convivialité entre les membres de l'équipe.
En résumé, les check-ins visent à établir une connexion émotionnelle et à faciliter la communication, tandis que les icebreakers cherchent principalement à engager les participants de manière informelle, rendant l'environnement plus agréable. Bien entendu, les deux peuvent être cumulés, et c’est même suggéré !
Comment choisir et exploiter le bon check-in en 3 étapes
Pour maximiser l’efficacité des activités de check-in, il est crucial de bien comprendre les besoins de votre équipe. Pour cela en tant que facilitateur vous devrez être capable d’identifier tout au long du sprint l’ambiance dans l’équipe.
Étape 1: Observez votre équipe durant le sprint. Prenez le temps d’évaluer l’humeur générale de l’équipe. Vous pouvez le faire en observant les interactions lors des réunions précédentes ou en sollicitant des retours informels. Les visages sont joyeux ou tristes, les caméras ouvertes ou fermées, l’ambiance légère ou pesante. Ces éléments peuvent vous permettre de choisir un check-in qui résonne avec les membres de l’équipe.
Étape 2: Préparez l’activité, tout en restant flexible. En amont de la rétrospective, orientez votre préparation vers une activité en adéquation avec ce que vous avez pu observer. Malgré tout, soyez attentif aux signes non verbaux et aux réactions des participants lors de leur arrivée à la rétrospective. Les expressions faciales, le ton de la voix et le niveau d’engagement peuvent vous donner des indices sur leur état d’esprit. Gardez toujours une activité de secours prête à l’utilisation, au cas où la première ne soit plus adaptée.
Étape 3: Adaptez le rythme durant la rétrospective. Basé sur les échanges et interactions durant l’activité de check-in, essayez de maintenir un climat qui résonne avec les besoins mentionnés par les membres d’équipe. Vous l’aurez compris, le check-in est bien plus important qu’une simple question en début de rencontre. Il vous permet de donner le tempo pour le reste de votre rétrospective.
Dans la prochaine section, nous allons donc regarder quelques activités de check-in qui permettront de vous équiper afin de répondre aux besoins de votre équipe.
5 activités de check-in innovants et conseils de facilitations
Check-in | Objectif et intention | Durée |
|---|---|---|
Baromètre énergétique | 🔋Mesurer le niveau d’énergie du groupe | 5 minutes |
Radar d’équipe | 🌟Inciter à la réflexion collective | 15 minutes |
Les questions puissantes | 🧠Favoriser la réflexion individuelle | 10 minutes |
Sauces piquantes | 🔥Calibrer l’intensité des échanges | 15 minutes |
L’arbre des peurs | 💙Normaliser la vulnérabilité individuelle | 10 minutes |
🔋Mesurer le niveau d’énergie de l’équipe
Baromètre énergétique (5 minutes): Très facile à mettre en place, le baromètre permet à l’équipe d’évaluer son niveau d’énergie en arrivant dans la rencontre. Cette activité peut être proposée de manière anonyme ou non.
Déroulement de l’activité:
Sur une échelle de 0 à 5, proposez aux membres d’indiquer leur niveau d’énergie à l’instant T.
Dans un contexte anonyme, venez récupérer les votes des membres et allez vous-mêmes les placer sur votre board physique ou virtuel. Dans un contexte ouvert, proposez à chaque même d’aller placer leur vote en leur proposant d’ajouter des explications si souhaité.
En cas de votes bas (0,1,2) vous pourriez proposer une activité énergisante afin d’amener une nouvelle dynamique. Je vous suggère donc d’ajouter une activité brise glace qui viendra un peu réveiller votre audience. Une rapide session d’étirements, ou des discussions légères en plus petits groupes pourraient permettre d’amener tranquillement l’équipe vers la suite de la rétrospective.
Cette activité est particulièrement intéressante pour un facilitateur car elle permet de donner le tempo de la rétrospective. Si votre équipe est pleine d’énergie, alors vous aurez la possibilité d’amener du rythme et poser des questions profondes par la suite.
Pour prolonger la thématique à la suite de la rétrospective, vous pourrez utiliser le template des Niveaux d’énergie de Neatro afin de creuser davantage les causes racines éventuelles discutées lors du check-in.
🌟Inciter à la réflexion collective
Le Radar d’équipe (15 minutes) : Cette activité permettra à votre équipe de s’évaluer de manière individuelle sur plusieurs critères que vous aurez sélectionnés en amont de la rétrospective. Vélocité, Rôles, Collaboration, Fun, Mission, Autonomie, etc.
Tous les critères sont bons du moment qu’ils permettent à l’équipe de s’évaluer et d'avoir une communication franche. Je suggère d’en sélectionner un maximum de 5 pour une activité de check-in. Si vous souhaitez en utiliser davantage, alors je suggère d’en faire un atelier dédié.
Déroulement de l’activité:
Tout d’abord n’oubliez pas d’expliquer ce qu’est le radar d’équipe, présenter les critères sélectionnés et le déroulement de l’activité. Prenez le temps de répondre aux éventuelles questions et n’oubliez pas de préciser la portée et la visibilité qui sera donnée au radar. On voudra par exemple mentionner que les notations ne seront pas partagées avec l’équipe de Management par exemple. C’est un outil pour l’équipe, qui lui permettra d’initier certaines discussions par la suite.
Prenez ensuite 5 minutes pour permettre à l’équipe de compléter le radar de manière individuelle. À ce stade, j’aime bien ajouter une petite musique d’ambiance afin de réduire le silence pouvant être pesant, avec l’accord de l’équipe bien sûr. On observe généralement quelques sourires dès les premières notes.
Dans la dernière partie, révélez les résultats des membres (de manière anonyme ou non) et utilisez les 10 minutes restantes pour initier les échanges sur les résultats observés. À ce stade, libre aux membres d’indiquer ce qui fait du sens pour eux, ou ce qui les surprend par exemple. En parallèle des scores, l’échange derrière apportera également de valeur.
Ce radar d’équipe permettra de donner un portrait à un instant T de l’équipe. Vous pourrez le conserver et en réaliser un nouveau dans le futur - voire même comparer ses résultats au travers du temps.
Neatro propose un radar d’équipe dans sa solution de rétrospective en ligne. Vous pourrez ainsi utiliser les modèles créés dans l’outil, ou en faire un personnalisé pour votre équipe.
🧠Favoriser la réflexion individuelle
Les questions puissantes (10 minutes): Les questions dites ‘’puissantes’’ demandent au membre d’équipe de prendre un pas de recul et de réfléchir avant de fournir une réponse. L’intérêt ici réside avant tout dans l’introspection de chaque personne. C’est pourquoi je suggère de ne pas imposer de divulguer les réponses si une personne ne se sent pas à l’aise.
Du moment ou elle a pris le temps de réfléchir à sa réponse, elle peut ensuite déchirer son post it ou aller le placer sur son board réel ou virtuel. N’oubliez pas, la sécurité psychologique prime.
En voici quelques exemples:
Qu’est-ce qui vous occupe l’esprit aujourd’hui?
Si ta vie était un livre, quel serait le titre du prochain chapitre?
Qu’est-ce qui est non négociable dans votre vie personnelle, et comment le protégez-vous?
Qu’est-ce que vous aimeriez dire à votre futur vous?
Quelle est LA valeur qui vous anime au quotidien?
Si vous veniez à manquer d’inspiration, vous pouvez également vous inspirer de cette liste de 100 questions pour votre prochaine rétrospective.
🔥Calibrer l’intensité des échanges
Sauces piquantes (15 minutes) : J’ai créé cette activité afin de mesurer avec quel degré d’intensité l’équipe est prête à communiquer et recevoir du feedback durant la rétrospective. Elle a pour objectif de venir ouvrir la discussion sur la sécurité psychologique des membres en arrivant à la rencontre. On peut être plein d’énergie mais dans un espace qui n’accueille pas le feedback pour autant. L’inverse est également vrai.
Déroulement de l’activité:
Le facilitateur va présenter l’activité et son objectif. Assurez-vous que les membres d’équipe comprennent bien sa finalité car nous sommes une démarche d’ouverture émotionnelle.
Vous pourrez ensuite partager l’échelle de Scoville simplifiée.
Après que l’équipe en a pris connaissance, demandez à chaque membre de placer à tour de rôle leur post-it d'évaluation sur l’échelle. Idéalement, on aimerait que les membres donnent un peu de contexte derrière leur réponse. Je suggère d’ailleurs d’inciter les membres d’équipe à nommer leur sauce piquante imaginaire par la même occasion.
Gardez à tout prix l’image avec les votes tout au long de votre rétrospective afin de vous simplifier la vie dans votre facilitation de la rencontre. Elle vous permettra également de rappeler aux membres qu’ils semblent sortir des résultats des votes.
À noter que si cette activité vous plait, vous pouvez même la prolonger avec le template de rétrospective Neatro ‘’Sauce piquante’’ afin de conserver un fil conducteur.
💙Normaliser la vulnérabilité individuelle
L’arbre des peurs (10 minutes): L’intérêt de cette activité sera d'extérioriser ses peurs afin d’essayer de les affronter dans le futur tout en normalisant la vulnérabilité individuelle (ou commune si les peurs sont partagées). Cette activité peut être proposée de manière anonyme ou non. Il sera de votre responsabilité d’évaluer le niveau de confiance des membres d’équipe à divulguer leurs réponses.
Déroulement de l’activité:
En amont de la rencontre, vous dessinerez un tronc d’arbre (ou prendrez une image si vos talents artistiques sont limités).
Une fois venu le temps du check-in, proposez aux membres d’équipe d’inscrire sur des post-it représentant les feuilles (idéalement jaunes) la ou les peurs professionnelles qu’ils ont et dont ils aimeraient se délester dans le futur.
Dans un contexte anonyme, vous récolterez et placerez les réponses sur l’arbre en les lisant à voix haute.
Dans un contexte ouvert, alors chaque membre aura la possibilité de placer sa ou ses réponses et de donner des explications additionnelles si souhaité.
Vous pouvez conserver l'image de l'arbre et des réponses au bureau ou sur votre board virtuel afin de faire tomber les post-it progressivement, telles des feuilles mortes.
À noter que le terme ‘’préoccupation’’ peut être utilisé en lieu et place de ‘’peur’’ si vous en jugez le sens trop lourd.
Maintenant que nous avons vu ensemble plusieurs formats de check-in, nous allons désormais voir quelques pièges à éviter.
6 erreurs courantes à éviter dans les check-ins
Vous l’aurez compris, choisir son activité de check-in ne répond qu’à une partie du besoin. Dans cette section nous allons voir ensemble quelles sont les erreurs courantes que j’ai pu observer au travers des années.
1. Manquer de préparation
Ne pas réfléchir à l’objectif du check-in ou ne pas choisir une activité adaptée aux besoins de l’équipe peut entraîner un manque d’engagement. Une préparation insuffisante peut donner l’impression que le check-in est une formalité, plutôt qu’un moment de connexion authentique.
2. Étendre trop longtemps le check-in
S’étendre trop longtemps sur le check-in peut fatiguer les participants et détourner l’attention des objectifs principaux de la rétrospective. Il est important de garder cette activité concise pour maintenir l'énergie et l'engagement tout au long de la session. Certaines activités de check-in peuvent d’ailleurs se transformer en atelier dédié.
«Prévoyez de consacrer 5 à 10 % de votre rencontre pour préparer le terrain. Ce temps investi en début de rencontre vous permettra d’en gagner plus tard.»
- Derby, Larsen, Horowitz, Agile Retrospectives (Second Edition)
3. Ignorer le feedback
Ne pas prêter attention aux réactions des membres de l’équipe pendant le check-in peut nuire à l’efficacité de l’activité. Si les participants semblent distraits ou peu enthousiastes, il est essentiel d’ajuster le ton ou le format pour mieux répondre à leurs besoins
4. Manquer d’inclusivité
Ne pas donner la parole à chaque membre de l’équipe ou favoriser certaines voix peut créer des frustrations et un sentiment d’exclusion. Il est crucial de s’assurer que chacun ait la possibilité de s’exprimer, même brièvement, pour favoriser un climat de confiance.
5. Choisir des questions inappropriées
Poser des questions trop personnelles ou sensibles peut mettre certains participants mal à l’aise, tandis que des questions trop générales peuvent ne pas inciter à une discussion significative. Il est essentiel de trouver le bon équilibre pour favoriser une communication ouverte et constructive. De même, on essaiera d’éviter les questions fermées.
6. Forcer la participation des membres
Quelque soit l’activité, il est important de permettre aux membres de ne pas répondre aux questions s’ils ne se sentent pas à l’aise. Un simple ‘’je passe’’ leur permettra de se faire entendre par l’équipe.
Conclusion
Comme beaucoup de choses en agilité, une activité de check-in sera efficace seulement si le facilitateur a effectué la préparation nécessaire pour en choisir une adaptée au contexte de son équipe, et s’il est capable d’exploiter ce qui en ressort lors de la rétrospective. Vous mettrez ainsi vos membres d’équipe dans de bonnes conditions pour le reste de la rencontre en leur offrant un espace sain et sécuritaire, pour des échanges de qualité. Si vous veniez à sélectionner une activité qui ne semble pas répondre aux besoins des membres, n’hésitez pas à le mentionner à l’équipe et tirez-en des apprentissages pour le prochain.
En parlant de rétrospective performante ! Cela fait désormais plusieurs années que Neatro me facilite grandement la vie et me fait gagner du temps de préparation grâce aux templates disponibles que je n’ai plus qu’à sélectionner selon le contexte de l’équipe que j’accompagne. Des questions de check-in et brise glace sont également disponibles afin de partir vos prochaines rétrospectives du bon pied.
Si vous voulez en apprendre davantage, n’hésitez pas à jeter un œil à l’expérience de rétrospective Neatro. Lancez une démo de présentation Neatro ici.
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