Comment gérer les voix dominantes dans vos rétrospectives
Les rétrospectives sont des rendez-vous incontournables pour votre équipe Agile. Elles sont également l'occasion pour les membres de l'équipe de partager leurs points de vue, leurs idées, leurs préoccupations et...
"-AH MAIS TU AS TELLEMENT RAISON !! Une fois, j'étais dans une rétro avec mon équipe et un collègue disait à quel point il était frustré que nous ayons dû repousser notre date de lancement pour la troisième fois dans notre grand projet. Alors moi aussi j’ai sauté sur l’occasion pour dire que j’étais frustré, et pas seulement à cause de la nouvelle date. Bah oui, on subissait aussi une TONNE de pressions de la part de nos parties prenantes et en plus on était aussi en plein changement de logiciel de gestion de projet. Bref, j’en ai profité pour dire à tout le monde qu’on n’avait pas de processus très clairs, et..."
🥲
Vous connaissez ce sentiment lorsque quelqu'un part sur une longue tirade lors d'une réunion, et que cela fait totalement dérailler la discussion ? Vous savez, quand les gens oublient ce qu'ils voulaient dire et qu’on voit dans leur regard qu’ils sont déjà partis bien loin. On perd de vue le sujet de discussion sur on était supposés se concentrer.
Et le monologue continue… Encore et encore…
Les voix dominantes sont trop fréquentes dans les rétrospectives, et pour les facilitateurs, cela peut être un grand défi. Faut-il interrompre la personne concernée ? L'interpeller sur son comportement ? Lui couper le micro en plein milieu d'une phrase (si vous êtes dans un contexte virtuel) ?
La bonne nouvelle, c’est qu’il existe de nombreuses façons de canaliser une voix dominante tout en restant poli·e et juste, et en aidant l'ensemble de l'équipe à progresser vers des discussions plus équilibrées.
Dans cet article, nous explorerons les sujets suivants :
Pourquoi les voix dominantes émergent-elles dans les rétrospectives ?
Avant d'aborder concrètement comment mieux canaliser les voix dominantes, il est important de se demander pourquoi certaines personnes prennent plus de place que d'autres dans les réunions.
Vous pourriez penser que ces personnes sont bornées ou qu’elles manquent de savoir-vivre, mais il existe en réalité bien des raisons qui expliquent cette envie de monopoliser la discussion. En voici quelques-unes :
Type de personnalité : Certaines personnes sont plus extraverties ou plus sûres d'elles-mêmes pour partager leur point de vue, elles ont ainsi tendance à s’imposer et à parler haut et fort. Cela peut facilement provoquer un déséquilibre, surtout si d'autres membres du groupe sont introvertis ou timides.
Position dans le groupe : Si une personne a plus d'expérience, d’ancienneté dans l’équipe ou dispose d'une certaine autorité formelle ou informelle sur les autres, elle peut devenir une voix dominante - et les autres participants risquent de lui laisser plus d'espace pour le faire.
Compétences sociales : Les gens ont parfois des croyances bien différentes sur ce qui constitue un manque d'égards ou une impolitesse. Par conséquent, ceci peut amener certaines personnes à s’exprimer plus fort et à prendre plus de place dans un groupe.
Inconfort avec le silence : Les gens se sentent souvent mal à l'aise lorsque le silence s'éternise. Pour compenser, certains meublent l'espace vide en parlant, souvent avec la bonne intention d'atténuer l'inconfort de tout le monde.
Il est important de ne pas présumer d’intentions négatives et d'aborder ces profils de voix dominantes avec empathie. La plupart de ces profils veulent sincèrement contribuer à favoriser un environnement de groupe inclusif et équilibré, et ne sont pas conscients qu'ils y font obstacle en bout de ligne.
L'impact des voix dominantes sur une rétrospective
Il est probable que vous ayez atterri sur cet article parce que vous avez constaté par vous-même l'impact qu'une personne dominante peut avoir sur la productivité d'une réunion.
Mais pour nous assurer que nous sommes tous sur la même longueur d'onde, passons en revue quelques-unes des raisons qui soulignent l’étendue des dégâts potentiels sur l’équipe :
Une voix dominante qui dirige les conversations peut entraîner un déséquilibre des perspectives au sein du groupe et contribuer à renforcer la pensée de groupe dans vos rétrospectives.
Si quelqu’un interrompt les autres ou parle plus fort qu’eux, cela peut déclencher de l'hostilité, un comportement passif-agressif, du ressentiment ou de la frustration.
Au fil du temps, le sentiment de sécurité psychologique dans le groupe peut être endommagé par une personne qui occupe tout l'espace.
Lorsqu'une personne domine la discussion, les autres peuvent avoir tendance à se désengager et à cesser de participer.
L'équipe risque de ne pas fixer d'objectifs ou de plan d'action clair pendant les rétros, et pourrait également ne pas les atteindre ou ne pas en assurer le suivi.
En d'autres termes, un membre de l'équipe trop bavard (que ce soit intentionnel ou non) fait perdre du temps aux autres participants. Il diminue la productivité de la réunion et la bonne tenue des discussions.
2 Types de profils dominants à connaître
Il existe deux types de voix dominantes qu'il convient de connaître, car vous pouvez les aborder différemment. Dans son excellent ouvrage intitulé Retrospectives Antipatterns, l’autrice Aino Corry distingue les "Storytellers" et les "Breakers".
Un storyteller (conteurs) est une personne qui utilise plus de mots que nécessaire pour s'exprimer et qui fait des détours dans son explication. Corry l'a exprimé succinctement lorsqu'elle a écrit :
"Les conteurs ne peuvent s'arrêter de parler une fois qu'ils ont commencé".
Les Breakers (que l’on peut traduire par “perturbateurs”), en revanche, sont les opposants et les interrogateurs qui doivent contrebalancer la voix de tous les autres par la leur. Comme le décrit Corry :
"Quelle que soit l'opinion exprimée par un autre participant, elle rappelle au perturbateur sa propre opinion, qu'il doit immédiatement partager.’’
Connaître ces deux types de profils permet de repérer efficacement celui auquel on a affaire et d’agir en conséquence. Alors que les conteurs peuvent avoir besoin d'être interrompus ou encouragés à poursuivre leur point de vue, les perturbateurs peuvent être mieux gérés par une approche proactive visant à créer un partage équilibré au sein de l’équipe.
Dans cette optique, voyons d'abord comment créer un sentiment d'inclusion et un dialogue équilibré en tant que facilitateur·rice de rétrospective. Ensuite, nous aborderons certaines stratégies que vous pouvez utiliser pour mieux gérer une voix dominante lorsqu'elle se présente.
6 conseils pour encourager une participation équilibrée aux rétrospectives
Comme le disent les fans de football, la meilleure attaque, c’est la défense ! L'un des moyens les plus efficaces pour contrecarrer une voix dominante dans votre rétrospective est de préparer le terrain pour des discussions plus équilibrées.
Voici quelques moyens d'encourager chacun à s'exprimer lors de votre prochaine rétrospective, et d'éviter qu’une personne ne monopolise tout le temps de parole :
Commencez par établir des règles de base pour tous les participants. Essayez une approche de ce type : “Nous voulons que chacun ait la possibilité de partager son point de vue, alors soyez attentif au temps que vous prenez pour parler et à celui que vous accordez aux autres. Prenez de la place, laissez de la place.”
Délimitez le temps associé à chaque partie de la réunion et aux contributions des participants. Si vous avez 5 membres d’équipe et qu'une partie de la réunion dure 10 minutes, cela signifie que chaque personne devrait disposer de 2 minutes. Réglez votre chronomètre !
Utilisez la technique du “round-robin” pour distribuer la parole. Mélangez l'ordre dans lequel les personnes s’expriment en premier et en dernier. Cela permettra d'éviter certains biais inconscients, incluant ceux liés à l’ordre de parole.
Introduisez un bâton de parole pour les discussions non structurées. Demandez aux gens de se passer un objet physique lorsqu'ils prennent la parole à tour de rôle, comme un crayon ou même un chapeau. Cela permet de réduire les interruptions et d'attirer l'attention sur la personne qui parle.
Ajoutez du temps de réflexion individuelle à la rencontre. Introduire du temps de réflexion individuelle amène à réfléchir silencieusement, à formaliser ses idées et à les noter. Cela permet aux participants d'organiser leurs pensées et de s'exprimer de manière plus intentionnelle.
Mettez en place un “parking lot” pour les discussions hors sujet. Lorsqu’un sujet sans rapport est soulevé, vous pouvez le noter dans le parking lot. S'il reste du temps à la fin de la réunion, l'équipe peut discuter de ces points ou décider d’y revenir plus tard.
D’une manière générale, vous gagnerez toujours à créer proactivement un espace de discussion inclusif où chacun est entendu. Un tel environnement réduit le risque qu’une voix dominante s’élève au détriment des autres. Et si vous remarquez que certaines personnes s'expriment moins, n'hésitez pas à leur demander si elles ont quelque chose à apporter à la discussion. Peut-être ne le feront-elles pas, mais si elles le font, elles seront probablement reconnaissantes d'avoir eu cette chance.
Les outils appropriés favorisent une facilitation inclusive
Il existe de nombreux outils que vous pouvez utiliser pour faciliter vos rétrospectives - des tableaux blancs aux logiciels de communication virtuelle, en passant par les bons vieux post-it. Mais le fait de disposer d'une plateforme dédiée à la planification, à l'organisation et au suivi de vos rétrospectives peut faire une grande différence en termes d'efficacité et de productivité.
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4 stratégies pour gérer les voix dominantes dans les rétrospectives
Supposons que vous ayez fait tout ce qu'il fallait pour créer un environnement inclusif dans vos rétrospectives, mais que vous ayez toujours affaire à un grand bavard dans l’équipe.
Voici quelques astuces pour aborder cet enjeu de voix dominante et tenter de gagner en sérénité pour vos rétrospectives à venir :
Notifiez le comportement
Cette méthode fonctionne bien s'il s'agit d'une situation ponctuelle dans laquelle un membre de l'équipe s'emporte un peu ou se montre particulièrement bavard un jour. En tant que facilitateur, il vous incombe de maintenir la rétrospective sur la bonne voie. N'hésitez donc pas à faire respecter l'ordre du jour et à intervenir si nécessaire. Fast Company recommande :
"Interrompez votre interlocuteur et dites tout simplement : "Désolé de t’interrompre, mais je sais que le temps est limité et j'aimerais m'assurer que les autres puissent également être entendus".
C'est simple, poli et direct, et la plupart des gens comprendront que ce n'est pas quelque chose de personnel, surtout si vous n'avez pas à le faire de façon répétée. Mais si vous avez dû le faire plusieurs fois avec la même personne - ou si vous voyez qu'elle ne l'a pas très bien pris - il est peut-être temps d'essayer la tactique suivante.
Abordez le sujet en privé
Si une personne domine constamment les conversations lors des rétrospectives, vous gagneriez à affronter la situation de manière plus frontale et lui faire savoir qu'elle perturbe l’équipe.
Dans Retrospectives Antipatterns, Aino Corry recommande de le faire en tête-à-tête :
"[...] une conversation privée montre du respect pour la personne, et elle sera plus réceptive à l'idée de changer de comportement."
Venir voir la personne pour une discussion privée revient à lui tendre la main. Au lieu d’adopter un comportement passif-agressif, de l'interrompre ou au contraire de la laisser continuer (pour le pire), vous lui fournissez un feedback essentiel pour le bien-être de toute l'équipe.
Soulignez l'impact
Lorsque vous décidez d'avoir une conversation directe avec la personne concernée, essayez de vous concentrer sur l'impact de son comportement sur la dynamique de l'équipe. Cela permettra de mettre les choses en perspective et de faire comprendre à la personne qu'elle entrave les progrès de l'équipe et qu'elle risque d'endommager les relations en son sein.
La personne en question ne se rend peut-être pas compte de l’impact de son comportement, mais si vous le lui communiquez avec soin et empathie, elle sera très probablement reconnaissante de ce feedback constructif, et ce même si elle peut se montrer décontenancée dans un premier temps.
"Parfois, le fait d'expliquer l'impact du comportement d’un individu sur d'autres personnes lui ouvre les yeux, car il n’est peut-être même pas conscient qu’il parle autant."
- Aino Vonge Corry, Retrospectives Antipatterns
Responsabilisez la personne
Idéalement, vous pouvez faire en sorte que l’individu soit aligné avec vous afin de changer son comportement. C'est le meilleur scénario, car il s'agit alors d'un objectif de développement personnel que l’individu est intrinsèquement motivé à poursuivre - et vous serez disponible pour l’accompagner !
Mais même si ce n'est pas le cas, vous pouvez toujours le responsabiliser d'une manière productive et respectueuse. Concentrez-vous sur les objectifs communs de l'équipe et insistez sur le fait que le maintien de conversations équilibrées et respectueuses fait partie de votre rôle en tant que facilitateur de la rétrospective.
Voici comment Aino Corry suggère de responsabiliser les participants dans Retrospectives Antipatterns :
"[Je pense qu’il est important de] se mettre d'accord sur un signe discret que je peux donner à mon équipe lors de la rétrospective, afin que chacun sache quand il faut arrêter de raconter quelque chose et qu’il est temps de poser des questions à la place."
Une bonne gestion des voix dominantes contribue à rendre les rétrospectives inclusives et productives
Les rétrospectives offrent aux équipes une occasion unique de réfléchir, de se connecter et de s'améliorer. Mais les voix dominantes empêchent votre équipe de tirer le meilleur parti de ce moment qui lui est pourtant très précieux. En tant que facilitateur·rice, il est important de mettre en place le cadre et les structures qui permettent à chaque membre de l'équipe de s'exprimer, sans mettre au second plan les voix des autres.
Avec un peu de pratique et la connaissance des bonnes techniques, vous pouvez relever avec succès le défi de gestion d'une voix dominante et faire de cet événement une source d’apprentissages et d’amélioration, à la fois pour la personne concernée, pour l'équipe et pour vous-même.
Aussi, utiliser les meilleurs outils permet de poser de solides fondations d’une culture d’amélioration continue qui aidera votre équipe à gagner constamment en productivité. Neatro est la plateforme de référence pour vos rétrospectives, conçue pour offrir à votre équipe un espace de discussion idéal pour que les gens partagent, échangent, se remettent en question et fassent grandir ensemble toute l’équipe. Essayez Neatro gratuitement et libérez le plein potentiel de votre équipe !