6 astuces pour favoriser la participation des introvertis en rétrospective
Pour qu'une session de rétrospective soit réussie, chaque membre de l'équipe autour de la table (virtuelle ou non) se doit de participer de façon ouverte et honnête.
Plus facile à dire qu'à faire, n’est-ce pas ?
Pour faire simple, il existe différents types de personnalité, dans lesquels on retrouve notamment les introvertis et les extravertis. De ce type de personnalité dépend la capacité d’un individu à partager dans un contexte donné.
Dans cet article, nous allons partager 6 astuces de pro pour animer une rétrospective adaptée aux introvertis - un trait de personnalité incompris depuis longtemps, mais pourtant tellement enrichissant dans une équipe.
Si vous cherchez à obtenir les contributions les plus authentiques possibles de vos membres les plus introvertis, c’est ici que ça se passe !
Voici les points que nous allons aborder ensemble :
Caractéristiques des introverti·e·s : comment les repérer dans votre équipe
Pourquoi vous ne voulez pas manquer ce que les introvertis ont à dire
6 façons de favoriser la participation des introvertis à votre rétrospective
Comment Neatro augmente l'engagement de l'équipe en rétrospectives
Caractéristiques des introverti·e·s : comment les repérer dans votre équipe
Bon, soyons clairs. Tout n'est pas blanc ou noir quand il s’agit de décrire les caractéristiques d’une personne dite introvertie.
Voyez-vous, il faut imaginer les introvertis et les extravertis comme faisant partie d’un même continuum. Certaines personnes basculent facilement entre les cases “introverti” et “extraverti”; on parle dans ce cas-ci d’individus ambivertis.
La différence fondamentale est que les extravertis tirent leur énergie d'être avec des gens, tandis que les introvertis tirent leur énergie d'être seuls.
On entend souvent que les introvertis sont “calmes” ou “timides”. Méfiez-vous de cette idée reçue. Pour faire simple, les introvertis préfèrent simplement communiquer dans de plus petits groupes - ou encore mieux : discuter d’individu à individu.
Alors plutôt que d’évoquer d’autres stéréotypes, jetons un œil à certaines des qualités les plus répandues chez les personnes introverties.
Voici quelques traits de caractère des introvertis :
Indépendants
N'aiment pas le travail de groupe
Préfèrent la communication écrite à la communication verbale
Prennent généralement le temps de prendre une décision
Ils sont des auditeurs attentifs et actifs
Observateurs, perspicaces
De nature analytique
Structurés, s'épanouissent mieux dans un environnement structuré
Introspectifs, réfléchissent beaucoup
Conscients d’eux-mêmes
Préférence pour planifier à l'avance
Preneurs de risques calculés
Possèdent la capacité d'établir des relations profondes
N'aiment pas être le centre de l'attention
Pourquoi vous ne voulez pas manquer ce que les introvertis ont à dire
Vous l’aurez bien compris, les introvertis ne parlent pas juste pour le plaisir de parler.
Ainsi, même si les introvertis ne contribuent pas souvent, lorsqu'ils décident de prendre la parole, vous pouvez être sûr qu'ils y ont bien réfléchi avant de le faire.
Ces traits de caractère “contemplatifs” et analytiques sont extrêmement précieux dans les réunions à enjeux élevés, comme les rétrospectives, où des conversations importantes et difficiles ont lieu.
Parce que les mots comptent lorsqu'il s'agit d'aborder des sujets délicats comme la dynamique d'équipe ou de creuser les raisons de l'échec d'un projet, les perspectives bien pensées d'un introverti apportent une valeur ajoutée indéniable à la réunion.
Les introvertis sont également dotés d’une bonne capacité d’écoute, une qualité supérieure pour créer un espace sécuritaire où les gens peuvent partager ouvertement et s'assurer que tous les membres de l'équipe se sentent entendus.
Ainsi, même si vos coéquipiers les plus introvertis se livrent relativement peu, le mérite de leurs paroles et le caractère réfléchi de leurs interventions devraient vous interpeller. Ici, il s’agit tout simplement de privilégier la qualité à la quantité des interventions.
6 façons de favoriser la participation des introvertis à votre rétrospective
Tout cela a l'air bien intéressant, mais comment donnez-vous réellement aux introvertis les moyens de participer davantage ? Les 6 conseils ci-dessous vous aideront à maximiser leur niveau de participation.
1. Ne les mettez pas sous le feu des projecteurs
Les introvertis n’aiment pas être au centre de l’attention. Les interpeller “publiquement”, a fortiori de façon impromptue, peut être vécu comme une torture pour eux.
Bien que vous puissiez avoir l'impression que les interpeller directement soit efficace, cela ne donnera en réalité pas les meilleurs résultats.
Au lieu de cela, commencez votre session en rappelant qu’une rétrospective réussie est une rétro où chacun contribue activement. Rappelez simplement les moments formels où les participants pourront s’exprimer. Ceci aidera à préparer le terrain et à laisser suffisamment de temps d’anticipation pour les plus introvertis de votre équipe.
À essayer : établissez un ordre du jour consultable dès le début de la rétro (ou mieux, dès l’invitation par email à la rétro !) afin qu'il y ait une visibilité sur le programme. Ce sens de la structure fait des merveilles chez les esprits introvertis, faites-nous confiance là-dessus.
PROGRAMME DE LA RÉTRO
Activité brise-glace (5 min)
Suivi des éléments d’action (5 min)
Présentation de l’activité du jour (5 min)
Temps de réflexion personnelle (15 min)
On partage, discute et regroupe les commentaires (25 min)
Temps de vote (5 min)
Pause (5 min)
On élabore notre plan d’action (20 min)
ROTI (5 min)
2. Donnez-leur suffisamment de temps de préparation
Si vous connaissez à l'avance le thème - c’est-à-dire le focus - de votre prochaine rétrospective, informez-en votre équipe à l'avance. Offrir ce temps de réflexion supplémentaire permettra à vos collègues plus introvertis de se présenter préparés et prêts à contribuer.
Au contraire, s'il n'y a pas de thème spécifique à partager au préalable, assurez-vous de laisser suffisamment de temps pendant la rétrospective pour que votre équipe réfléchisse, choisisse les bons mots et retranscrive ses pensées. Vous obtiendrez la meilleure performance des introvertis lorsqu'ils ne se sentent pas pressés.
À essayer : partagez votre tableau virtuel de rétrospective à l'avance pour offrir un temps de réflexion plus approfondi, sans avoir l'impression d'être bousculé. Une rétrospective asynchrone (l’idéal pour les équipes à distance) donne aux introvertis la possibilité d'optimiser leur préparation, puis de participer à leur rythme. Essayez notre modèle de rétrospective "Keep, Drop, Start" pour votre première rétrospective asynchrone, vous nous remercierez plus tard !
3. Divisez-vous en petits groupes de discussion
Si vous avez une grande équipe, envisagez de vous diviser en groupes de discussion plus petits (si vous menez une rétrospective à distance, vous pouvez créer des breakout rooms). En effet, les personnalités introverties sont plus susceptibles de s'ouvrir dans un cadre intime.
Puis, au moment du partage avec toute l'équipe, chaque groupe peut désigner une personne pour résumer les points principaux auprès de l’équipe toute entière. Vous verrez que les membres introvertis de votre équipe seront bien plus à même d'apporter de la valeur de cette façon.
À essayer : si vous avez une petite équipe et que vous diviser en sous-groupes n'a pas vraiment de sens, essayez de diviser le groupe en binômes. Les introvertis sont généralement plus confortables dans les conversations interpersonnelles, cette approche est donc particulièrement utile si vous avez du mal à les faire participer.
4. Créez un espace sécuritaire pour tous les types de communication
Il est important de créer un environnement sécuritaire sur le plan psychologique afin que chaque personne s'exprime de la manière qui lui convient le mieux.
Comment? En acceptant les différences des individus et en créant un ensemble de principes d'équipe qui les honore. Cette discussion d'équipe peut avoir lieu en dehors de la rétrospective, mais les principes doivent être répétés au début de chaque rétro comme un rappel cordial, un peu comme la Directive Première souligne la collaboration et le respect entre pairs.
L'idée est que chacun partage comment il / elle préfère fonctionner dans une rétro pour maximiser son engagement. Voici un exemple de ce à quoi pourrait ressembler ce type de contrat d'équipe.
CONTRAT DE CONDUITE DE NOS RÉTROSPECTIVES
Ne pas mettre un individu sous les feux des projecteurs
Laisser l’espace nécessaire pour que chacun puisse s’exprimer
Chercher à comprendre le point de vue d’autrui plutôt que de le challenger immédiatement
Proposer un ordre du jour clair en préambule de chaque rétrospective
Offrir du temps de réflexion supplémentaire au besoin, même si le chrono est écoulé
À essayer : lorsque de nouveaux collègues se joignent à l’équipe, il est crucial de réviser ces principes. Chaque membre doit pouvoir voir en ces principes des solutions qui répondent à ses besoins particuliers.
5. Faites une pause en cours de route
Après avoir collaboré au sein d’un groupe, les introvertis ont besoin de recharger leurs batteries, en solo. Même si votre rétrospective ne dure qu’une heure, pensez à offrir une courte pause à mi-chemin pour laisser les membres reprendre un peu d’énergie.
Accorder ce temps de pause est la garantie d’obtenir de meilleures contributions de tous, et plus particulièrement des plus introvertis du groupe.
À essayer : au retour de votre pause, ne vous contentez pas de revenir directement à la réunion. Faites un tour de table rapide et voyez comment chacun se sent, ou recommencez avec une question brise-glace rapide pour favoriser l'empathie et ramener tout le monde dans un état d'esprit positif et participatif.
6. Préférez les outils qui permettent l'anonymat
Les meilleures rétros sont celles où tout ce qui doit être dit est dit. Mais, bien sûr, ceci est plus facile à dire qu’à faire. Certains sujets peuvent être difficiles à aborder - pas seulement pour les introvertis, mais pour tout le monde.
Offrir la possibilité de partager ses pensées de manière anonyme augmentera non seulement les chances d'aborder les points les plus délicats, mais cela encouragera les introvertis à participer au maximum.
À essayer : Des outils spécialistes de la rétrospective comme Neatro permettent l'anonymat. Chaque participant peut s’exprimer en son nom ou de façon anonyme. Laissez les gens s’exprimer librement, et vous obtiendrez en retour des commentaires authentiques riches en enseignements.
Comment Neatro augmente l'engagement de l'équipe en rétrospectives
Nous l’avons bien vu, cet article vous a donné de nombreux conseils pour créer un espace sûr propice à une meilleure participation des introvertis lors de vos rétrospectives. Toutefois, bâtir un espace favorisant la sécurité psychologique et l’inclusion profite en réalité à tous !
Chez Neatro, nous avons construit une expérience qui élève la sécurité psychologique et garantit la meilleure productivité pour vos rétrospectives.
On vous montre comment :
Nous évitons la pensée de groupe à tout prix : lorsque les participants rédigent leurs commentaires, ils le font chacun de leur côté dans un premier temps. De fait, personne n’est influencé par les autres membres de l’équipe. Le même principe s’applique durant l’étape de vote, là où les participants votent individuellement et priorisent les sujets de discussion.
Nous autorisons l’anonymat : comme mentionné précédemment, il est parfois compliqué d’aborder un point délicat en rétrospective, que vous soyez vous-même une personne introvertie ou extravertie. C’est pourquoi nous offrons la possibilité à chaque participant de s’exprimer de façon 100% anonyme à tout moment de la rétrospective.
Nous vous aidons à prendre le pouls en fin de rétro : en clôture de chaque rétrospective Neatro, les participants évaluent le retour sur leur temps investi à travers une activité appelée le ROTI. Le tout de façon anonyme, bien entendu. Chaque membre partage une note et des commentaires pour aider l’équipe à améliorer la qualité de ses rétrospectives. Si jamais quelque chose a dérangé pendant la rétro, c’est la chance pour quiconque de le souligner lors du ROTI, sans peur de représailles.
Ce qui se passe en rétrospective… reste en rétrospective ! Avec Neatro, créez différentes équipes pour vous assurer qu’aucune personne extérieure à l’équipe n’ait accès aux contenus de vos rétrospectives. Ainsi, la confidentialité de vos rétrospectives demeure intacte !
Offrez la meilleure expérience de rétrospective à votre équipe. Donnez la chance à chacun de s’exprimer librement.
Essayez gratuitement Neatro pour votre prochaine rétrospective.