Introduction à la Rétrospective Agile: quoi, pourquoi et comment ?
La rétrospective peut porter bon nombre d'appellations différentes. On entend parfois parler de “rétrospective de Sprint”, “rétrospective d’itération”, “rétrospective d’équipe” ou encore de “rétrospective Agile”.
Très bien, mais de quoi s’agit-il vraiment ? À quoi ça sert ? Sous quel format ? À quelle fréquence devrais-je faire des “rétros” avec mon équipe ? Est-ce que ça marche aussi bien dans un contexte de travail à distance ?
Si vous vous posez ces questions… vous êtes à la bonne place. Nous allons sortir notre plus belle plume pour tenter d’éclairer votre lanterne à travers cet article. C’est parti !
Origines et popularisation de la rétrospective Agile
Nous sommes en 1997. Les stations radio crachent en boucle Wannabe des Spice Girls tandis que les #TeamNotoriousBIG ne jurent que par le hit Hypnotize. Coupons la poire en deux et régalons-nous du titre Around the world des Daft Punk.
Alistair Cockburn, quant à lui, fut probablement bien occupé cette année-là. Dans son ouvrage intitulé Surviving Object-Oriented Projects, Cockburn décrit comment une approche du développement évolutif, avec une étape de regroupement après chaque incrément, pourrait aider à la conduite de projets.
En 2001, Cockburn poursuit sa réflexion et donne même un premier nom à cette réunion d’équipe, “reflection workshop”. Dans la foulée, il contribue à la naissance du Manifeste Agile, dont il est co-signataire, aidant ainsi à initier le mouvement Agile. En voici un extrait :
“À intervalles réguliers, l'équipe réfléchit aux moyens de devenir plus efficace, puis règle et modifie son comportement en conséquence.”
- Manifeste pour le développement Agile de logiciels
À partir de là, la machine est lancée pour de bon. Norman L. Kerth, ancien professeur à l’Université de Portland et l’un des pionniers de l’agilité, contribue massivement à la popularisation des rétrospectives avec la publication de l'œuvre Project Retrospectives: A Handbook for Team Reviews.
En parallèle, l’adoption de méthodes agiles telles que eXtreme Programming ou Scrum gagne en intensité. La rétrospective se répand et aide des milliers d’équipes à se prêter au jeu de l’auto-inspection et de l’auto-adaptation.
En 2006, Esther Derby et Diana Larsen se joignent à la danse et publient l’excellentissime Agile Retrospectives: Making Good Teams Great. Cet ouvrage propulse la pratique de la rétrospective bien au-delà des frontières de l'ingénierie logicielle.
Une définition simple de la rétrospective Agile
Commençons par le commencement. La rétrospective, c’est avant tout une affaire d’équipe, pour l’équipe, par l’équipe. Elle prend la forme d’une réunion d’équipe courte et fréquente. Nous reviendrons plus tard sur sa durée et sa fréquence.
Remarque : si vous débutez dans l’Agilité, et notamment avec Scrum, assurez-vous de bien comprendre la différence entre la Revue et la Rétrospective.
La rétrospective consiste à revenir sur les événements passés au cours de la dernière itération, d’en tirer des leçons, puis de bâtir collectivement un plan d’action en vue de favoriser l’amélioration rapide et continue de l’équipe.
“Une rétrospective est l'occasion pour une équipe de réfléchir et d'apprendre du passé dans le cadre d'une réunion structurée. L'objectif principal est d'inspecter la situation et de s'adapter à la réalité.”
- Aino Vonge Corry, Retrospectives Antipatterns
En clair, la rétrospective a pour mission d’aider l’équipe à s’améliorer continuellement.
Traditionnellement, une rétrospective permet à l’équipe de mener une réflexion collective sur trois questions-clé: “qu’est-ce qui s’est bien passé ?”, “qu’est-ce qui s’est moins bien passé ?”, “comment peut-on s’améliorer ?”.
Toutefois, une rétrospective est bien plus riche qu’une simple réponse à ces questions. Nous découvrirons plusieurs formats ludiques de rétrospectives dans un instant.
Quel genre d’équipe devrait faire des rétrospectives Agile ?
Réponse (très) courte : toutes les équipes devraient conduire des rétrospectives fréquemment.
Peu importe votre industrie, peu importe ce sur quoi vous travaillez ou quelle méthode de travail vous employez. Vous avez une équipe Produit ? C'est parfait. Une équipe Marketing ? Cela fonctionne à merveille également. L’exercice de la rétrospective devrait systématiquement avoir lieu pour toute équipe soucieuse de développer son plein potentiel.
Vous faites des rétrospectives avec Scrum ? Ou bien des rétrospectives avec SAFe ? Ou peut-être que votre équipe préfère Kanban ? Peu importe le cadre de travail : tant qu’il y a une volonté de s’améliorer en équipe, il y a de la place pour la rétrospective.
Il n’est pas rare d’entendre que des équipes n’ont pas de temps à consacrer aux rétrospectives. Puisqu’une image vaut mille mots, celle-ci résume plutôt bien l’utilité de la rétrospective :
Enfin, la question de la maturité d’équipe ne devrait pas avoir d’incidence sur le fait de conduire des rétrospectives.
“Les rétrospectives aident les équipes - y compris les meilleures - à s’améliorer en continu.”
- Esther Derby & Diana Larsen, Agile Retrospectives - Making Good Teams Great
Quels sont les bénéfices des rétrospectives Agile ?
Vous pensez que les rétrospectives sont une perte de temps ? Détrompez-vous, les avantages des rétrospetives sont nombreux. Puisque l’équipe fait preuve d’une grande transparence lors de cet exercice, ses membres peuvent plus facilement échanger sur les défis identifiés.
On retiendra notamment :
La création de boucles de feedback plus fréquentes dans l'équipe,
La collaboration, la communication, la confiance et esprit d’équipe renforcés,
Une plus forte capacité à identifier comment améliorer nos processus,
Une productivité d’équipe améliorée,
La démultiplication des enseignements et des apprentissages au sein de l’équipe,
Une aptitude à éviter que les erreurs du passé ne se reproduisent,
Une meilleure anticipation des problèmes à venir.
En quoi une rétrospective Agile diffère-t-elle d’une rencontre d’équipe classique ?
Les rétrospectives se distinguent des réunions d’équipe “traditionnelles” car leur objectif est de se concentrer sur une itération spécifique (ou bien un projet), avec les intentions suivantes:
Mettre l’équipe au centre de la discussion. L’objectif est d’améliorer l’équipe et ce qui l’entoure,
Donner la parole à tous les membres de l'équipe,
Faire le point sur ce qui a bien été et moins bien été,
Bâtir ensemble un plan d’action avec pour objectif d’améliorer rapidement le fonctionnement de l’équipe sur un ou des point(s) identifié(s).
Qui devrait faciliter la rétrospective Agile ?
Tout d’abord, il est certain qu'un membre de l’équipe doit prendre la responsabilité d’animer une rétrospective. Vous pourriez cependant vous demander qui devrait avoir cette responsabilité, et la réponse est… ça dépend.
Bien sûr, une équipe Scrum s’appuiera avant tout sur son/sa Scrum Master et pourra solliciter son aide pour animer des rétrospectives. Un/une Coach Agile dispose également de l’expérience et des compétences nécessaires pour assurer ce travail de facilitation.
Cependant, dans un souci d’auto-organisation, de nombreuses équipes Agile procèdent à une rotation continue de la personne désignée comme facilitatrice de la prochaine rétrospective.
Ainsi, chaque membre de l’équipe aura l’occasion de concevoir et de faciliter sa rétrospective. Ceci offrira à l’équipe des choix d’activités constamment renouvelés et permettra ainsi d’éviter de tomber dans une routine ennuyeuse.
De quoi parle-t-on dans une rétrospective Agile ?
Le Guide Scrum introduit le concept de la Sprint Retrospective comme suit :
“L'objectif de la Sprint Retrospective consiste à réfléchir à des pistes pour améliorer la qualité et l'efficacité. La Scrum Team inspecte le déroulement du dernier Sprint en ce qui concerne les individus, les interactions, les processus, les outils et leur Definition of Done.”
- Guide Scrum, édition 2020
On retiendra ici que les thèmes abordés lors d’une rétrospective sont très diversifiés et constamment en lien avec l’équipe.
Dans le cas de notre plateforme de rétrospectives en ligne conçue pour les équipes Agile distribuées, nous avons identifié 10 dimensions d’équipe et les proposons dans l’ensemble de nos activités de rétrospectives prêtes à l’emploi.
Ces dimensions correspondent typiquement aux principaux sujets abordés pendant des rétrospectives, bien que cette liste ne soit évidemment pas exhaustive :
Mission : nous sommes tous alignés sur les objectifs de l'entreprise. Nous savons donc ce qu'il faut faire en tant qu'équipe pour les atteindre et créer de la valeur.
Ownership : notre équipe travaille de manière autonome et peut prendre des décisions par elle-même. Notre "ownership" est facilement identifiable à l'intérieur comme à l'extérieur de l'équipe.
Valeur : la valeur ajoutée à l’entreprise ainsi que celle fournie au client est mesurable, quantifiable et réalisable par l’équipe.
Vitesse : nous produisons de la valeur tout en respectant les dates de livraison. L'équipe travaille à un rythme sain et maintenable.
Process : nos processus sont bien conçus et nous aident à créer de la valeur. Nous ne nous sentons pas ralentis ou bloqués à cause d'eux.
Rôles : les rôles et responsabilités de chaque membre de l'équipe sont clairs pour tout le monde. Toutes les compétences nécessaires à la réussite de l'équipe sont présentes.
Collaboration : la collaboration est omniprésente et respectueuse. Elle se manifeste par une communication constante et de qualité.
Ressources : l’équipe a accès aux ressources matérielles et au support nécessaires pour accomplir sa mission.
Fun : l’ambiance de travail est agréable et chacun des membres de l’équipe prend plaisir à travailler ensemble.
Apprentissages : les membres de l'équipe continuent de développer leurs compétences grâce à des apprentissages répétés, en continu.
Quelle fréquence et quelle durée pour nos rétrospectives Agile ?
Afin que l’exercice demeure efficace, la fréquence des rétrospectives doit être soutenue.
On observe généralement une rétrospective à la fin de chaque Sprint pour une équipe Scrum, soit une fois toutes les deux semaines en moyenne. Ainsi, l’équipe réévalue rapidement l’impact des éléments d’action sur lesquels elle s’est commise lors de la dernière rétrospective.
Les rétrospectives n’ont pas pour ambition d’être des réunions qui s’éternisent. Toujours avec l’exemple d’une rétro toutes les deux semaines, comptez 1h30 de durée.
Précision utile qui nous vient du Guide Scrum : “La Sprint Retrospective [...] est limitée dans le temps à un maximum de trois heures pour un Sprint d'un mois. Pour les Sprints plus courts, l'événement est généralement plus court”.
En bref, il n’existe pas de contrainte particulière en dehors du fait de privilégier des rencontres relativement courtes, et surtout fréquentes.
Qu’est-ce qu’un plan d’action et comment le bâtir ?
Comme énoncé précédemment, le but d’une rétrospective est d’aider l’équipe à s’améliorer très rapidement.
Pour ce faire, l’équipe bâtit au cours de la rétrospective un plan d’action, composé d’un ou plusieurs éléments d’action. Il existe une infinité d’exemples d’éléments d’action tant les sujets abordés au cours d’une rétrospective peuvent être nombreux.
Trois conseils majeurs pour vous aider à construire un plan d’action efficace:
Assurez-vous que les éléments d’action choisis soient SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalisables, Temporellement définis),
Ne vous commettez pas sur trop d’éléments d’action à la fois. Rappelez-vous que l’intérêt d’un plan d’action est d’observer une amélioration rapide et distincte de l’équipe dès le prochain cycle.
Évitez d’assigner un élément d’action à plusieurs personnes à la fois. Cela reviendrait à en diluer la responsabilisation. Bien que plusieurs personnes puissent tout à fait collaborer sur l’accomplissement d’un élément d’action, nous vous conseillons de ne nommer qu’une seule personne comme responsable de ce dernier (comme une sorte de rôle de messager sur l’avancement de l’élément d’action).
Ce serait possible d’avoir des exemples de formats de rétrospectives Agile, SVP ?
Mais bien sûr, c’est si gentiment demandé !
Par souci de concision et d’efficacité, concentrons-nous sur des exemples d’activités de rétrospectives virtuelles - qui peuvent cependant facilement être reproduites en présentiel. Nous proposons ci-dessous cinq activités proposant un angle tantôt créatif, tantôt spécifique à une thématique identifiée.
Ce format est l’un des plus faciles à comprendre et à utiliser lorsque l’on débute avec la pratique des rétrospectives Agile.
L’équipe génère des idées et les regroupent dans un tableau à trois colonnes : “Keep” pour les choses que vous aimeriez garder, “Drop” pour celles que vous souhaiteriez abandonner, et “Start” celles que vous voulez essayer lors de la prochaine itération / prochain projet.
2/ Les 4Ls
Reconnu pour sa grande simplicité, le modèle des 4Ls est rapidement devenu une référence dans le petit monde des modèles de rétrospectives.
Les membres de l'équipe pourront s'exprimer tour à tour sur ce qu'ils ont aimé (Liked), appris (Learned), manqué (Laked) et auraient désiré (Longed for) à propos d'un projet ou d'une itération.
Nous recommandons l'utilisation de cette activité pour faire ressortir autant les bons que les moins bons côtés d'une itération passée. Par ailleurs, de nombreux Scrum Master ont recours à ce modèle pour animer des rétrospectives récurrentes d'équipe.
Cette activité crée une discussion positive en orientant la conversation autour des bonnes expériences vécues par chacun des membres de l’équipe.
Seulement deux colonnes dans ce modèle. Combinez les réponses de la colonne “Esprit d’équipe” avec les commentaires générés dans la colonne “Idées” pour déterminer des éléments d’action pour les membres de votre équipe.
Grâce à la fable des Trois petits cochons, animez une discussion qui permettra de mettre en évidence les processus à améliorer, tout en célébrant ceux qui fonctionnent bien.
Trois colonnes illustrent ce modèle très original de rétrospective: la maison de briques (les éléments solides et durables), la maison de bois (les éléments solides mais pouvant être améliorés) et la maison de paille (toutes les choses qui peuvent s'effondrer à tout moment).
On change complètement de format avec cet exemple-ci.
Conçu pour inviter les membres de l’équipe à s’exprimer sur un ensemble de thématiques donné, le radar d’équipe peut être employé pour représenter visuellement les forces et les faiblesses de l’équipe.
Souvenez-vous de la liste des 10 dimensions d’équipe précédemment évoquée. Vous pourriez tout à fait les utiliser dans un radar pour livrer une photographie en temps réel de l’état de santé de l’équipe. De cette façon, chaque membre de l’équipe évaluera l’ensemble des dimensions avec une note allant de 1 à 5, puis partagera ses commentaires pour donner plus de contexte à son choix de note.
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Notez que ces 5 activités de rétrospectives sont disponibles et essayables gratuitement sur Neatro.
Comment faire une rétrospective Agile ?
Maintenant que nous avons évoqué les bases théoriques de la rétrospective, il est temps pour vous de vous préparer à votre prochaine rétrospective d’équipe !
Nous avons récemment écrit un guide complet des rétrospectives en ligne vous livrant de nombreux conseils pour bien préparer et conduire vos rétrospectives dans un contexte de télétravail. Mention spéciale à notre article sur les meilleures activités de check-in.
Et si vous cherchez d'autres outils pour vous accompagner dans votre pratique de l'agilité, consultez notre guide des meilleurs outils pour les équipes Agile ou notre top 10 des meilleurs outils de rétrospective gratuits.
🎁 Bonus ! La minute philo : peut-on vraiment parler de rétrospective “Agile” ?
Cette section devrait faire plaisir aux connaisseurs. 🤓
Dans l’expression “rétrospective Agile”, on s’intéresse aussi bien à la cérémonie (la rétrospective) qu’à l’Agilité au sens large, n’est-ce pas ?
On pourrait pourtant être tenté d’y voir un pléonasme, quand on part du principe que la nature-même d’une rétrospective est fondamentalement Agile. Alors pourquoi insister sur son côté Agile ?
Par opposition aux méthodes traditionnelles de gestion de projet - dont on peut citer le modèle en cascade, ou “waterfall” en anglais - les méthodes Agile prônent une planification adaptative, un développement évolutif, une livraison précoce et une amélioration continue, tout en encourageant des réponses flexibles au changement (merci Wikipédia). La rétrospective est ainsi un moyen direct d’articuler les valeurs du Manifeste Agile.
De plus, à notre connaissance, il n’existe pas réellement de “rétrospective waterfall” mais plutôt des équipes dotées d’une méthodologie de gestion de projet traditionnelle et qui empruntent une certaine pratique Agile.
La vérité est peut-être ailleurs - comme le reconnaîtrait l’agent Fox Mulder.
Appuyer sur le côté Agile de la rétrospective peut être efficace et attirer l’attention d’équipes qui ne se revendiquent pas Agile, mais qui souhaiteraient explorer certaines pratiques pour en tirer des bénéfices rapides. Peut-on blâmer une équipe soucieuse de son amélioration continue et qui serait prête à incorporer un rituel de rétrospectives Agile dans sa routine non-Agile ?
Alors, que penser de cette expression “rétrospective Agile” ? Formulation valable ou encore un coup des hipsters wannabe de l’agilité ?
Une seule chose est certaine : tout le monde s’accorde sur l’utilité et les bienfaits des rétrospectives d’équipe.
Attendez, est-ce qu’on vient bien de parler de wannabe ? Oh non, c’est reparti comme en 1997...