6 émotions fortes que vous devez savoir gérer en Rétrospective
Avez-vous déjà assisté à une rétrospective d’équipe où quelqu'un est devenu très émotif ? Les signes sont divers et variés : on lève les yeux au ciel, on élève la voix, ou même l’on commence à pleurer… Il y a de bonnes chances que vous ayez déjà vécu ça, n’est-ce pas ?
Peut-être que vous lisez cet article car vous avez une rétro “chaude” à venir et vous craignez que les tensions ne montent ou que quelqu'un perde son sang-froid.
Ces moments peuvent être difficiles et inconfortables pour tout le groupe. En tant que facilitateur, il est important d'être équipé pour gérer ces situations efficacement. Les rétrospectives sont des moments clés non seulement pour célébrer les réussites et résoudre les défis, mais aussi pour renforcer la confiance, la transparence et la collaboration au sein de l'équipe.
Savoir accueillir et agir efficacement en fonction des émotions des gens est une façon de soutenir le groupe et l’aider à atteindre ses objectifs. Et ce même lorsque la situation semble très compliquée !
Dans cet article, nous allons passer en revue 6 émotions fortes qui ressortent couramment lors de rétrospectives (avec, bien entendu, nos conseils sur la manière de les gérer). Pour chaque émotion, nous allons proposer des indicateurs pour les repérer plus facilement et nous évoquerons leurs causes potentielles.
Nous avons également inclus des conseils sur la façon de gérer ces émotions sur le moment - mais gardez à l'esprit que chaque situation est unique et que, selon la dynamique et les circonstances de votre équipe, vous pourriez choisir d’agir différemment.
Accrochez-vous, nous sommes partis pour une expérience riche en émotions. Haut les cœurs !
1. Adresser la frustration
Les gens pourraient ressentir et exprimer de la frustration lorsqu'ils rencontrent des obstacles ou se sentent incapables d'accomplir quelque chose.
Signes courants de frustration :
On roule des yeux, on soupire bruyamment, on fait des gestes exaspérés,
On interrompt les autres ou on essaie de parler plus fort qu’eux, ou bien on tente d’imposer son point de vue,
On se contente de réponses courtes et expéditives, on sauter son tour ou on ne participe carrément pas du tout,
On se plaint ou on ventile, tout en paraissant désintéressé à trouver des solutions,
On croise les bras, on fait les cent pas, ou même on quitte la réunion de manière abrupte.
Sources potentielles de frustration :
Le projet ou l’itération de travail en cours présente des problèmes - peut-être un manque de structure ou de processus,
Non-dits ayant à trait au projet en cours (on peut parler de dette conversationnelle ici),
Manque de clarté dans les objectifs ou la direction de l’équipe, ou bien changements d’objectifs ou pivots incessants,
Attentes irréalistes vis-à-vis de l’équipe (exemples : délais trop courts, ou trop de choses urgentes à traiter à la fois),
Problèmes de communication au sein de l’équipe, voire avec les parties prenantes.
Comment adresser la frustration : Connaissez-vous l’expression "call out the elephant in the room"? (littéralement "évoquer l’éléphant dans la pièce", ici sous-entendu que l’éléphant personnifie un sujet qui fâche et que tout le monde prend soin d’éviter).
Eh bien, il serait justement temps ici de le dénoncer haut et fort, cet éléphant dans la pièce.🐘
Exprimez à voix haute : "Je ressens des frustrations, et j'aimerais comprendre ce qui les provoque afin que nous puissions résoudre nos problèmes et avancer dans la rétro. Devrions-nous prendre un moment pour partager nos frustrations actuelles ?
2. Dissiper la confusion
Lorsque quelqu'un est incertain ou ressent un malaise au sujet de quelque chose, cela mène généralement à de la confusion.
Signes courants de confusion :
On pose beaucoup de questions, on démontre de l’incertitude,
On hausse les sourcils, on jette des regards hasardeux dans la salle ou directement en direction de nos collègues,
On a tendance à chuchoter ou à avoir des discussions en retrait de la réunion,
On hésite à participer, ou bien on donne des réponses vagues ou sans engagement particulier.
Sources potentielles de confusion :
On ne dispose pas d’un soutien suffisant alors que l’on gère des tâches ou des problèmes complexes,
Les instructions ou attentes des parties prenantes ne sont pas suffisamment claires,
On doit naviguer à travers des directives ou des visions qui entrent en contradiction, bien qu’elle proviennent des stakeholders,
Une gestion du changement inefficace - au niveau de l’équipe ou de l’organisation.
Comment adresser la confusion : Il ne faut pas hésiter à clarifier la situation et à dissiper cette confusion. Les remèdes les plus simples sont parfois les meilleurs, essayez cette question : “Y a-t-il quelque chose qui n'est pas clair, ou qui n'a pas été abordé, que nous pourrions clarifier ensemble ?”
En fonction de la personne et de la façon dont vous la connaissez, vous pourriez lui poser la question directement, ou bien opter pour poser la question de manière plus large au groupe. Si une personne est confuse, il y a de fortes chances qu'elle ne soit pas seule. Fournir plus de clarté bénéficiera généralement à tout le monde, même si ce n'est qu'un rappel de routine.
3. Évacuer la rancœur
La rancœur se construit souvent avec le temps lorsque les gens se sentent systématiquement lésés ou traités de manière injuste.
Signes courants de rancœur :
On fait preuve de sarcasme envers les autres (comportement passif-agressif),
On encourage le commérage, les petites messes basses, ou bien à l’inverse on jette des regards complices à un collègue après un événement particulier,
On fait preuve d’une certaine froideur ou distance vis-à-vis d’un collègue (ou on l’évite complètement),
On “troll“ outrageusement, on rit ou on fait des blagues de manière inappropriée.
Sources potentielles de rancœur :
Répartition inéquitable de la charge de travail, ou bien on sent qu’il faut "rattraper les lacunes" de certains,
Perception de favoritisme / népotisme, ou sentiment que les gens sont traités différemment dans l'équipe
Sentiment de concurrence avec un ou plusieurs collègues (la loi du plus fort est en marche),
Désaccords répétés ou conflits entre les membres de l'équipe.
Comment adresser la rancœur : Dans ce cas, il pourrait être préférable de rencontrer individuellement la personne concernée (ou les personnes concernées) après la rétro.
Essayez cette approche : "Je ressens des tensions dans l'équipe et je veux entendre ton point de vue à ce sujet. Qu'as-tu remarqué de ton côté ?"
Garder la question ouverte permet à votre interlocuteur de partager son point de vue de façon plus complète et aide à éviter une posture défensive.
Parfois, simplement donner à quelqu'un l'espace pour exprimer le problème à haute voix et lui faire sentir qu'il est entendu peut aider à clarifier les choses.
4. Désamorcer une posture défensive
Les gens ont tendance à se mettre sur la défensive lorsqu'ils se sentent menacés ou en danger de montrer leur vulnérabilité.
Signes courants de posture défensive :
On nie sa responsabilité, on cherche à trop justifier ses propres actions,
On a tendance à blâmer soit les autres, soit des circonstances externes, afin de justifier un échec,
On devient plus agressif, on hausse le ton, on n’hésite pas à entrer dans la confrontation directe,
On réfute la perspective des autres, on balaie d’un revers de main les points de vue d’autrui.
Sources potentielles d’une posture défensive :
On se sent blâmé ou attaqué par les autres,
On observe des résultats décevants vis-à-vis de son propre travail ou de ses choix,
On ressent une certaine insécurité en lien avec son travail ou son niveau de performance au travail,
On se sent dévalué, peu apprécié, voire même non respecté par les autres,
On reçoit du feedback peu constructif.
Comment adresser une posture défensive :
Vous pourriez aborder directement la personne sur la défensive et la rassurer, ou demander à l'équipe de se joindre à vous si vous pensez que cela pourrait mieux fonctionner avec le soutien du groupe.
Vous pouvez également rappeler au groupe que vous êtes toutes et tous dans le même bateau (ou, pour être plus précis, dans la même équipe) et que vous poursuivez les mêmes objectifs.
Mieux comprendre “La Personne Négative“
Dans son ouvrage intitulé "Retrospective Antipatterns", l'autrice Aino Vonge Corry explique pourquoi et comment certains participants peuvent devenir négatifs ou hostiles envers la pratique des rétrospectives en général.
Aino recommande d’agir avec un participant de ce type en suivant ces deux actions :
Rencontrez-le en privé pour lui faire savoir que sa négativité affecte tout le groupe,
Proposez-lui de devenir un "Sceptique Invétéré" (littéralement Champion Skeptic en anglais) au service de l’équipe. Pas de trolling ici, l’idée est sérieuse et résolument constructive ! Soulignez que vous voyez de la valeur dans sa perspective et que vous souhaitez son aide pour comprendre ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas dans le processus de rétrospective
5. Accueillir la tristesse
La perte d’un proche, la déception de façon générale ou des expériences difficiles peuvent conduire à un profond sentiment de tristesse.
Signes courants de tristesse :
On pleure ou on affiche un certain bouleversement, comme le fait de retenir ses larmes par exemple,
On ne participe pas, on demeure silencieux et effacé (si comportement inhabituel pour la personne)
Manque d'enthousiasme ou d'énergie (même remarque que ci-dessus),
On arrive en retard ou on ne se présente pas du tout, ou bien on quitte brusquement la réunion.
Sources potentielles de tristesse :
Échec ou déception latente liés au travail et aux résultats,
Manque de soutien de la part de ses pairs, du manager, ou des parties prenantes
Sentiment de déconnexion ou d'ostracisme vis-à-vis du groupe
Situation personnelle difficile.
Comment adresser une situation de ce type :
Dans l’ouvrage "Agile Retrospectives, Second Edition", Derby, Larsen et Horowitz partagent la piste de solution suivante à adopter si une personne venait à se montrer particulièrement affectée par un sujet en lien avec l’équipe :
"Si vous êtes dans une réunion en personne, offrez une boîte de mouchoirs. Si vous collaborez en mode virtuel, donnez un peu de temps au membre de l'équipe. Faites preuve de patience. Demandez si le groupe a besoin d'une pause.
Quand la personne est capable de parler, demandez, "Que se passe-t-il de ton côté ? Te sentirais-tu à l'aise de partager ton ressenti avec le groupe ?" Faites une pause. Donnez à la personne du temps et montrez de la compréhension à son égard. Une personne en larmes partage souvent un commentaire sincère (et très pertinent) sur le sujet qui l’affecte. Ces commentaires peuvent changer la pensée de toute l'équipe."
6. Canaliser la colère
Peut-être l'une des émotions les plus volatiles de la liste. La colère surgit souvent lorsque les gens se sentent lésés ou profondément atteints.
Signes courants de colère :
Agressivité ou hostilité envers les autres, y compris en élevant la voix ou en criant,
On fait des accusations délibérées contre des membres de l'équipe, on blâme ouvertement,
On a recours à des gestes brusques, on pointe du doigt, on garde les bras croisés, ou on quitte la réunion de manière colérique.
Sources potentielles de colère :
Conflit interpersonnel ou fort désaccord avec l’équipe,
On ressent un manque de respect ou un mépris de la part des autres, peut-être même que l’on se sent traité de manière injuste,
On se sent personnellement blâmé pour des échecs ou des résultats peu satisfaisants,
On ressent du stress ou une forte pression émanant de l’équipe, du gestionnaire, ou des parties prenantes.
Comment adresser la colère :
Voici ce que Simon Chauvette, Consultant en Développement d'Équipe chez Ubisoft Canada, pense à ce sujet :
"Si je sens que les choses deviennent vraiment incontrôlables - par exemple, si quelqu'un crie ou insulte un autre participant - j’opte pour la mise en place d’une pause. J’essaie aussi de dialoguer individuellement avec les participants impliqués et je tente de voir si la situation peut être résolue sur le moment ou si les gens ont besoin de temps pour traiter la situation en dehors de la réunion en cours."
Mettez les sentiments de l’avant !
Vous voulez encourager votre équipe à partager ses émotions plus ouvertement ? Essayez le modèle de rétrospective Glad Sad Mad de Neatro, conçu pour amener les participants à ouvrir leur cœur et à partager leurs sentiments - de manière productive, bien sûr !
Nos conseils pour faciliter des rétrospectives constructives
Il n’y a rien de mal à exprimer ses émotions - après tout, nous en éprouvons tous les jours !
La question qui se pose est donc “comment puis-je créer un espace de collaboration sécuritaire pour que les membres de mon équipe partagent leurs émotions de manière saine et constructive pendant la rétrospective” ?
Voici quelques bonnes pratiques qui vous aideront avant, pendant et après votre rétrospective :
Avant la rétro
En préparation de la réunion, il est important de se préparer suffisamment et de partager l’intention de la rencontre avec l'équipe afin qu'elle sache à quoi s'attendre. De cette manière, tout le monde arrivera préparé et prêt à participer.
Voici quelques conseils pour préparer efficacement une rétro :
Créez un ordre du jour avec des blocs de temps clairs, puis partagez-le avec l'équipe à l'avance. N'hésitez pas à utiliser un modèle prêt à l'emploi pour vous aider à créer l'expérience de rétrospective parfaite !
Spécifiez quel Sprint ou quelles initiatives vous couvrirez lors de la réunion, et demandez l'avis de l'équipe sur ce qu'elle souhaite aborder.
Tentez de dresser le portrait de l’équipe, bien connaître la dynamique du groupe est un facteur-clé de succès. Vous pourriez par exemple partager un sondage (ou mieux, un radar d'équipe Neatro !) pour vérifier comment tout le monde se sent avant la réunion.
Pendant la rétro
Une fois que vous êtes tous présents dans la salle (que ce soit en présentiel ou en virtuel), il est temps de démarrer la rétro sur des bases saines.
Commencez par passer en revue l'ordre du jour et assurez-vous que chacun connaisse les règles de collaboration en place (par exemple, la Directive Première des rétrospectives).
Au-delà de cela, gardez ces conseils à l'esprit pour une excellente facilitation :
Commencez sur une bonne bienveillante avec une question brise-glace. Il s’agit ici d’un excellent moyen d'amener les gens à s'ouvrir et à partager un sentiment commun de connexion et de confiance au sein du groupe.
Formulez quelques règles de base pour faciliter la communication, comme :
Écrire ses commentaires (ou post-it) chacun de son côté avant de les partager, pour éviter la pensée de groupe,
Respecter les blocs de temps impartis pour que chacun ait la chance de s’exprimer et de contribuer à la réunion,
Permettre l'anonymat pour encourager les gens à s'exprimer de façon libre, honnête et ouverte.
Assurez-vous que tout le monde ait la chance d’exprimer son opinion à travers une ronde de votes permettant de prioriser les sujets de discussion (et en bout de ligne, des éléments d'action) de l’équipe,
En parlant d'éléments d'action, assurez-vous d'en créer de façon structurée ! Utilisez le cadre SMART pour outiller adéquatement l’équipe dans sa quête d’amélioration continue.
Après la rétro
Une fois les actions d’équipe décidées, il s’agit tout simplement de se féliciter et de rentrer sereinement à la maison ! Félicitations, vous êtes vraiment l’as des as de la rétro.
… non, bien sûr. La rétrospective ne s’arrête pas de façon aussi abrupte.
Voici quelques astuces pour gérer comme il se doit la fin de votre rétro ainsi que l’après-rétrospective :
Proposez à chacun d’évaluer le retour sur le temps investi (ou ROTI - Return On Time Invested) dans la rétro. Un score ROTI de 1 à 5, accompagné de commentaires constructifs, fera parfaitement l’affaire.
Partagez avec l’équipe un récapitulatif de ce qui a été convenu, y compris les éléments d'action définis et les responsables associés.
Est-ce que la rétro a été éprouvante sur le plan émotionnel ? Vous pourriez faire des suivis individuels avec les membres de l'équipe, histoire de collecter leurs ressentis et de les accompagner s’ils ont besoin de support. Encouragez aussi les membres de l'équipe à parler entre eux pour tenter de résoudre tout conflit ou tension.
Facilitez votre prochain rétro comme un·e pro ! Neatro est une plateforme collaborative et intuitive avec tout ce dont vous avez besoin pour rendre les rétrospectives amusantes, faciles, et productives. Les meilleures pratiques référencées dans cet article font partie de la philosophie et de l’expérience Neatro. Essayez Neatro gratuitement dès maintenant, ou planifiez une démo avec nous !
Faites des émotions une force de l’équipe !
S’il ne fallait garder qu’une idée de cet article, c’est que lorsque les gens expriment leurs sentiments, que ce soit pendant une rétro d’équipe ou dans n’importe quel autre contexte, cela montre qu'il y a véritablement quelque chose en jeu. En d'autres termes : si les gens ne se souciaient pas de l’équipe ou de leur travail, alors pourquoi afficheraient-ils leur sentiments ? Exprimer ses émotions démontre que nous sommes engagés, à un certain point.
Pourquoi est-ce important de garder cette idée à l'esprit ?
C’est simple. Si vous savez accueillir de façon constructive les émotions - plutôt que de les rejeter ou de les éviter - alors le fait que l’équipe se sente libre d’exprimer ses émotions peut lui permettre d'atteindre de nouveaux sommets.
Plus les membres de l’équipe s'exercent à partager leurs sentiments et à être entendus par les autres, plus l’équipe bâtira des fondations solides propices à une forte collaboration.