Comment rédiger son Plan d’Action en Rétrospective
Le plan d’action est l'une des parties les plus importantes (si ce n’est la plus importante !) d’une rétrospective Agile. Cet artefact fait le lien entre les discussions tenues lors de la rétro et l’amélioration continue - dans sa forme la plus tangible qui soit.
Les éléments d’action, qui sont les ingrédients du plan d’action, permettent de favoriser une meilleure cohésion d'équipe, créer un sentiment de responsabilité et encouragent donc l'amélioration continue.
En revanche, des éléments d'action mal conçus entraînent généralement un désengagement de l'équipe, une sous-performance et un sentiment de temps mal investi.
En tant que professionnel·le accordant de l’importance à l'engagement, à l'amélioration continue et à la bonne dynamique de votre équipe, vous cherchez probablement à créer de meilleurs plans d’action. Eh bien ça tombe bien, car dans cet article, nous allons explorer l'art du plan d’action sous toutes ses formes.
Découvrons le sommaire sans plus attendre. Silence, on tourne, moteur… ACTION ! 🎥
Sommaire
Pourquoi les plans d’action sont essentiels dans une rétrospective
5 bonnes pratiques pour rédiger des éléments d'action efficaces en rétrospective
Comprendre comment suivre efficacement ses éléments d'action
Résumons pourquoi réhausser la qualité de ses plans d'action est essentiel
Pourquoi les plans d’action sont essentiels dans une rétrospective
Les rétrospectives jouent un rôle-clé dans la dynamique d’une équipe et de sa performance. Ces événements servent de moment dédié pour que l’équipe revienne sur ses projets ou initiatives livrés, discute de ce qui a bien fonctionné, identifie les domaines à améliorer et crée des plans d'action pour améliorer ses performances futures.
Les discussions tenues lors des rétrospectives sont essentielles. Mais attention : sans élément d'action efficace, ces discussions restent bien souvent de simples paroles.
Les éléments d'action sont le résultat de la transformation des idées en améliorations concrètes, ce qui encourage une culture de responsabilité et de productivité au sein de l'équipe.
1/ Retour aux fondamentaux : Qu'est-ce qu'une rétrospective réussie ?
'Une rétrospective est un moment pour une équipe de réfléchir et d'apprendre du passé, dans le cadre d'une réunion structurée. L'objectif principal est d'analyser la situation et de s'adapter à la réalité.'
- Aino Vonge Corry, Retrospectives Antipatterns
Chez Neatro, nous croyons qu'une rétrospective réussie offre un espace sécuritaire pour que les membres de l'équipe partagent ouvertement leurs pensées et expériences sur le dernier projet, la dernière initiative, la campagne qui vient de se terminer ou le sprint qui touche à sa fin.
La rétrospective implique toute l'équipe afin d'assurer une revue complète sous plusieurs perspectives.
Aussi, la rétro doit être structurée tout en restant flexible. Le cadre de travail (framework) suivi permet ainsi de garder des discussions et interventions spontanées. L’objectif ultime de la rétrospective est d'aider l'équipe à améliorer continuellement ses processus et la collaboration de ses membres.
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2/ Quel est l'objectif des éléments d'action dans une rétrospective ?
L'objectif est de s'assurer que les idées et observations partagées lors de la réunion se traduisent par des changements concrets.
Les éléments d'action doivent traiter les causes profondes des problèmes identifiés, proposer des solutions pour améliorer la productivité et l'efficacité, et aider l'équipe à atteindre ses objectifs plus efficacement.
En transformant les points de discussion en tâches concrètes, l’équipe peut s’assurer que chaque rétrospective mène à des améliorations tangibles et mesurables.
3/ Comment passer de la discussion à l’action ?
L'un des principaux défis rencontrés en rétrospective est de parvenir à convertir les points de discussion en actions concrètes.
Passer de la discussion à l’action implique de créer des éléments d'action clairs et réalisables qui répondent directement aux points soulevés lors de la rétrospective. Cela nécessite une documentation claire, une attribution transparente des responsabilités pour chaque tâche, une définition de délais réalistes, ainsi qu’un suivi des tâches pour mesurer et valider leur avancement (après la rétrospective, donc).
Voilà pour la théorie. Côté pratique, utiliser des outils qui facilitent la visibilité et le suivi des éléments d'action, comme Neatro, aide à garder l'équipe concentrée et motivée pour mettre en œuvre les changements.
Dans la section suivante, nous avons listé cinq bonnes pratiques pour vous aider à comprendre ces défis et comment les surmonter.
5 bonnes pratiques pour rédiger des éléments d'action efficaces en Rétrospective
Bonne pratique #1 : Identifiez des objectifs clairs et liez les éléments d'action à des objectifs tangibles
Définissez des objectifs clairs
Les objectifs doivent être directement liés aux problèmes et opportunités identifiés lors de la rétrospective. Ils aident à s'assurer que l'équipe comprend les résultats attendus.
Par exemple, un objectif clair pourrait être "Augmenter le taux d'activation des nouveaux utilisateurs de 10 % d'ici la fin du deuxième trimestre."
Une fois l'objectif défini, il est plus facile d’aligner l'équipe sur les bons objectifs et de prioriser les éléments qui contribueront à atteindre cet objectif.
Rappelez les objectifs initiaux
Rappelez à l'équipe les objectifs globaux et assurez-vous que les éléments d'action sont alignés avec ces objectifs. Cet alignement aide à maintenir le focus et garantit que le plan d'action contribue aux objectifs de l'équipe.
Nous vous recommandons de rappeler les objectifs au début d'une rétrospective. Cette pratique renforce l'engagement de l'équipe envers ses objectifs et établit un contexte clair pour l'identification et la priorisation des tâches.
Restez concentrés sur quelques tâches
"Less is more". Nous partageons cette idée à 100% en ce qui concerne les plans d'action dans les rétrospectives.
Bien qu'il soit généralement courant de traiter plusieurs défis à la fois dans une rétrospective, ajouter trop d’actions peut être contre-productif et donner le sentiment à votre équipe d’être submergée… tout en réduisant son focus.
"Parfois, les équipes proposent de longues listes d'améliorations potentielles, mais trop d'initiatives peuvent paralyser votre capacité à changer. Choisissez une ou deux expérimentations pour la prochaine itération. Aidez votre équipe à choisir des éléments auxquels elle peut s'engager et qui auront un effet positif."
- Derby, Larsen & Horowitz, Agile Retrospectives - Second Edition
En résumé, il vaut mieux prioriser quelques éléments d'action à fort impact plutôt que de créer une liste exhaustive que l'équipe ne pourra pas traiter de manière réaliste au cours d'un Sprint.
Bonne pratique #2 : Utilisez un langage orienté vers l'action pour vos éléments d'action
L'une des erreurs les plus courantes dans la rédaction des éléments d'action est d'être vague ou ambigu.
Par exemple, "Améliorer la qualité du code" ou "Mieux communiquer" manquent de spécificité et de clarté, ce qui rend difficile pour les membres de l'équipe de savoir exactement ce qu'ils doivent faire.
Pour être efficace, un élément d’action doit être spécifique et détaillé en fournissant des indications claires sur les résultats attendus.
Il est également important d'utiliser un langage orienté vers l'action, afin de préciser ce qui doit être fait et qui doit le faire.
Pensez à utiliser des verbes d’action précis qui traduisent la volonté de l’élément d’action. Quelques exemples en rafale : "implémenter", "créer", "réviser", "augmenter" ou "concevoir" sont des verbes qui peuvent poser les bases d’une action sans ambiguïté.
Cette clarté aide les membres de l'équipe à comprendre leurs tâches et les étapes nécessaires pour les accomplir, afin de garantir que les éléments d'action sont à la fois réalisables et concrets.
En définitive, utiliser un langage précis et orienté vers l’action favorise la responsabilité et aide à maintenir votre bonne dynamique vers l'amélioration continue.
Bonne pratique #3 : Utilisez la méthode SMART pour créer des éléments d'action efficaces
SMART est un acronyme pour Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, et Temporel. Utiliser le cadre SMART garantit que les éléments d'action sont bien définis et réalisables dans un délai spécifié.
Spécifique : Les tâches doivent être claires et précises.
Mesurable : Il doit y avoir un moyen de mesurer les progrès.
Atteignable : Les tâches doivent être réalisables.
Réaliste : Elles doivent être en lien avec les objectifs de l'équipe.
Temporellement défini : Elles doivent avoir une échéance claire.
Pour vous aider à comprendre l'impact de SMART dans la formulation de vos éléments d'action, voici deux exemples concrets :
Au lieu de "Améliorer la qualité du code", une tâche SMART serait "Implémenter des revues de code pour toutes les nouvelles fonctionnalités d'ici la fin du prochain sprint."
Au lieu de "Mieux communiquer", une tâche SMART serait "Organiser une réunion quotidienne de 10 minutes pour améliorer la communication au sein de l'équipe."
Pour illustrer cette méthode SMART, nous avons rédigé un article complet et détaillé qui vous aidera à le maîtriser facilement et rapidement.
Bonne pratique # 4 : Définissez les responsabilités et les rôles
Un autre des pièges les plus répandus dans les rétrospectives d’équipe est de ne pas assigner de responsable à un élément d’action. Or, sans responsable désigné, les tâches peuvent facilement passer entre les mailles du filet et, lorsqu'on s'en aperçoit, il est généralement trop tard.
Pour éviter cela, nous vous recommandons de sélectionner un responsable d’élément d’action en fonction de son expertise et de son rôle au sein de l'équipe. Le responsable doit avoir la capacité et les compétences nécessaires pour mener la tâche à bien et pouvoir collaborer avec ses pairs et autres collègues.
Effectuez des suivis réguliers avec les responsables pour suivre les progrès et aborder les éventuels défis, et mettez en avant leurs responsabilités pour renforcer leur engagement.
Bonne pratique #5 : Définissez des échéances validées par tous
Une action définie sans date limite claire peut perdurer indéfiniment et se perdre dans les limbes des actions jamais complétées. Une telle action perdra ainsi de sa valeur et de son caractère déterminant dans la capacité à l’équipe de s’améliorer en continu.
Fixer des échéances réalistes et spécifiques aide à garantir que les éléments d'action soient traités rapidement et dans un délai gérable.
Les tâches définies dans le temps créent un sentiment d'urgence et de priorité, ce qui aide l'équipe à se concentrer sur l'accomplissement des tâches. Cependant, il est essentiel de fixer des échéances réalistes et atteignables pour éviter la frustration et l'épuisement des équipes.
Lors de la définition des échéances, tenez compte de la charge de travail et de la capacité de l'équipe, et rappelez-vous que bien que vous ne courez pas un sprint, mais un marathon.
Maintenir la motivation, l'engagement et la productivité de l'équipe est essentiel pour atteindre la ligne d’arrivée en équipe.
De plus, établissez une routine de suivi des tâches, comme le suivi et le partage des progrès lors de chaque réunion quotidienne ou au début de la prochaine rétrospective.
Le suivi des progrès, qui peut également se faire de manière asynchrone, est une pratique saine pour l'équipe. Cela permet non seulement de vérifier si les tâches sont alignées avec les délais, mais aussi de résoudre les problèmes qui pourraient survenir, de fournir un soutien lorsque nécessaire, et de réévaluer les livrables ou les attentes si besoin.
Comprendre comment suivre efficacement ses éléments d'action
1/ Le rôle du facilitateur dans le suivi des éléments d’action
Le facilitateur joue un rôle crucial dans le suivi de la progression des tâches. Cela inclut la garantie de la sécurité psychologique pendant une rétrospective, la documentation des tâches, l'attribution des responsabilités, la définition des échéances et la mise en place de suivis réguliers.
Ces suivis réguliers peuvent inclure des mises à jour brèves pendant les réunions quotidiennes (les fameux daily Scrum, pour une équipe Scrum), des sessions de statut d’avancement hebdomadaires ou des sessions dédiées pour discuter des obstacles.
Ces suivis aident à garder les éléments d'action sur la bonne voie et offrent des opportunités à l'équipe pour apporter de l’aide aux autres membres sur les défis du moment.
Gardez à l'esprit que ces suivis doivent rester courts pour assurer l'efficacité et le focus de tous.
2/ Choisissez le bon outil pour suivre vos actions : Outils de gestion de projet VS Outils de rétrospectives
Il existe de nombreux outils de gestion de projet sur le marché, principalement conçus pour aider à bien orchestrer les projets ou les sprints.
Des outils comme Jira, Asana et Trello sont parmi les plateformes les plus largement utilisées pour documenter et suivre les tâches. Le principal avantage de ces outils est leur approche centralisée de la gestion des tâches, de la gestion des responsabilités, de la définition des échéances et du suivi des progrès.
Cependant, ces outils ont leurs limites lorsqu'il s'agit d'organiser des rétrospectives et de gérer efficacement les éléments d'action. C'est là que les outils de rétrospective entrent en jeu.
Les outils de rétrospectives, comme Neatro, sont spécifiquement conçus pour mener des rétrospectives de manière structurée, avec pour objectif principal de vous aider à recueillir du feedback pour créer des plans d'action efficaces.
Ces outils permettent aux équipes de documenter les éléments d'action pendant les rétrospectives, d'assigner des responsabilités, de fixer des échéances et de suivre les progrès de manière fluide, tout en assurant l'engagement de votre équipe pendant la rétrospective.
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3/ Sachez intégrer les éléments d'action dans outils de l'équipe
Utiliser plusieurs outils et plateformes pour gérer les projets ou sprints est un vrai casse-tête pour la plupart des organisations.
La principale raison est que de nombreuses plateformes ne communiquent pas entre elles, ce qui peut nous obliger à dupliquer une partie de notre travail. La bonne communication entre un outil de rétrospective et les autres outils utilisés par votre équipe devrait pourtant être une fonctionnalité de base, vous ne trouvez pas ?
Une intégration fluide garantit que les éléments d'action soient intégrés dans les flux de travail existants de l'équipe, ce qui aide à maintenir une bonne visibilité de ces actions aux côtés des tâches régulières à accomplir dans un projet ou un sprint.
Avec Neatro, vous pouvez gérer vos éléments d'action directement dans la plateforme ou les exporter vers vos outils préférés en quelques secondes.
Assurer la visibilité des plans d'action est également crucial pour permettre à tous les participants de la rétrospective et à d'autres membres de l'organisation d'y accéder facilement et de comprendre leur contexte instantanément.
C’est pourquoi nous vous conseillons d’utiliser des outils visuels comme des tableaux Kanban pour garder les éléments d'action visibles pour toute l'équipe.
4/ Motivez les membres de l'équipe à prendre en charge les éléments d'action
Pour encourager les membres de l'équipe à prendre en charge les éléments d'action, il est essentiel de promouvoir une culture de responsabilité et de reconnaissance.
Tout d’abord, faites savoir à l'équipe quand les tâches sont accomplies avec succès. Cela renforce la motivation en montrant que les efforts sont valorisés et contribuent aux objectifs.
Ensuite, soulignez les efforts des individus qui mènent à bien les plans d'action. Cette reconnaissance positive motive les membres de l'équipe à prendre des initiatives et à contribuer aux efforts d'amélioration continue du collectif.
Enfin, voici un ultime conseil : revenez régulièrement les éléments d'action lors des réunions d'équipe pour suivre les progrès, traiter les bloquants et féliciter l’équipe pour les tâches terminées.
💡 Bonus : Diriger des rétrospectives peut être un défi avec diverses personnalités à gérer. Chez Neatro, nous pensons que l'attribution de la responsabilité ne devrait pas se limiter aux extravertis. Nous avons rédigé un article pour vous aider à intégrer et à partager la responsabilité avec les introvertis dans les rétrospectives.
Résumons pourquoi réhausser la qualité de ses plans d'action est essentiel
Écrire des éléments d'action efficaces pour les rétrospectives est essentiel pour transformer les discussions en améliorations concrètes.
En suivant les bonnes pratiques énoncées dans cet article, les équipes peuvent s'assurer que leurs rétrospectives conduisent à une croissance continue et au succès des projets.
Rappelez-vous, l'objectif ici est de créer un espace sûr pour que des discussions ouvertes et authentiques puissent fleurir. L’idée est ensuite de traduire les idées en étapes concrètes qui font avancer l'équipe.
Avec la bonne approche et les bons outils, vos rétrospectives peuvent devenir un puissant catalyseur pour l'amélioration continue et l'engagement de l'équipe.
Un dernier mot pour conclure : nous aimerions vous montrer comment Neatro aide des centaines d'organisations dans le monde à créer de meilleurs plans d'action avec leurs équipes.
Installez-vous confortablement et jetez un œil à l’expérience de rétrospective Neatro. Lancez une démo avec nos robots ici (ou, si vous préférez, vous pouvez réserver un appel avec nous !). Et si vous préférez passer immédiatement à l'action, commencez à utiliser Neatro gratuitement ici.