Réussir vos Rétrospectives dans SAFe : Le guide pratique
En tant que Scrum Master, ou Team Coach dans le cadre de SAFe, j’ai vite compris que la rétrospective est un levier clé pour renforcer la collaboration et la performance de l’équipe. Elle offre une opportunité précieuse pour faire le point sur ce qui a bien fonctionné, identifier les axes d’amélioration, et mettre en place des actions concrètes.
Cependant, dans un environnement à grande échelle où plusieurs équipes poursuivent des objectifs communs, organiser une rétrospective efficace demande une approche plus rigoureuse. À ce titre, SAFe propose différentes rétrospectives, où chacune poursuit un objectif précis.
Dans cet article, je vais vous partager des bonnes pratiques ainsi que quelques conseils tirés de mon expérience pour améliorer la facilitation des rétrospectives dans un contexte SAFe.
Au sommaire de cet article :
Quelle est la place de la rétrospective dans SAFe ?
Dans Scrum, le "Sprint" est au cœur du processus. Il est court (souvent deux à quatre semaines) et se termine toujours par une rétrospective qui permet notamment à l'équipe de réfléchir sur ce qui s'est bien passé, ce qui peut être amélioré, et les prochaines actions à entreprendre. L'objectif est de s’améliorer de manière continue à chaque sprint. Le format peut varier mais l’objectif reste le même.
Le cadre SAFe lui est structuré en niveaux (Équipe, Programme, Portefeuille) formant ainsi des Trains (Agile Release Train ou ART en anglais) de livraison de valeur. Afin d’unifier le tout, SAFe amène le concept de Program Increment (PI), qui est un cycle plus long, généralement de 8 à 12 semaines, regroupant plusieurs itérations (équivalent du Sprint dans Scrum). La place de la rétrospective est donc différente car pour les raisons d’alignements mentionnées plus haut, plusieurs formats ou rencontres prennent place durant un même PI.
La complexité de SAFe réside dans la coordination de nombreuses équipes et artefacts pour garantir que l'organisation dans son ensemble reste alignée sur les objectifs stratégiques.
Dans ce contexte d’échelle, SAFe propose trois principaux types de rétrospectives, chacune répondant à des besoins spécifiques en fonction du moment dans le cycle PI : la rétrospective d’itération, la rétrospective Inspecter & Adapter, et la rétrospective de PI Planning. Dans la partie suivante, nous allons revenir sur ces 3 événements prescrits par Scaled Agile afin d’en comprendre l’essence.
“Le multi-apprentissage sert de base pour créer un climat susceptible d’entraîner une transition organisationnelle.”
La Rétrospective d’Itération
Commençons donc par la Rétrospective d’Itération: tout comme dans Scrum, elle permet à l’équipe (incluant ses membres uniquement) de revenir sur ce qu’il s’est passé durant l’itération qui se termine. Scaled Agile préconise 1h à 1h30 de rétrospective par itération de deux semaines.
Durant cette rencontre, voici l’agenda suggéré par Scaled Agile:
Partie 1: Mesure quantitative
Passez en revue les éléments du backlog d'amélioration ciblés pour cette itération. Ont-ils tous été réalisés ?
Est-ce que l’équipe a atteint son objectif d’itération (oui/non)?
Collectez et examinez les métriques d’itération convenues.
Partie 2: Mesure qualitative
Qu’est-ce qui a bien été?
Qu’est-ce qui n’a pas bien été?
Que pouvons-nous faire mieux la prochaine fois?
Que devons-nous préserver?
Il s’agit donc d’une rencontre par l’équipe, pour l’équipe. Passons désormais à la seconde rencontre, qui vous demandera de prendre une posture plus haut niveau.
La Rétrospective de la rencontre Inspecter & Adapter
Afin de conclure le PI en cours, vient la Rétrospective de la rencontre Inspecter & Adapter (I&A). Durant la demi-journée dédiée à l’I&A, une portion est dédiée à la rétrospective du PI qui s’achève. Elle permet de soulever les enjeux et bons coups observés au niveau d’un train. On regardera ici davantage les connexions et interdépendances entre les équipes, à une échelle plus haute qu’une rétrospective d’itération donc.
Elle servira d’amorce pour la dernière partie de l'événement I&A, la résolution de problèmes. Il sera donc important de dédier suffisamment de temps pour lister les problèmes rencontrés durant le PI, afin d’en sélectionner le principal et tenter de le résoudre ensuite.
Enfin, nous allons désormais regarder la dernière portion liée à l’analyse de l’événement qui vient sceller la PI - avant le prochain.
La Rétrospective de PI Planning
Le PI se termine sur la Rétrospective de PI Planning. Cette dernière permettra aux équipes de revenir sur comment cet événement de 2 jours s’est déroulé, suite à la planification des 8 à 12 prochaines semaines, et des objectifs sur lesquels l’équipe s’est engagée. Ces dernières bâtissant un plan pour plusieurs itérations de travail, il est important de prendre ce pas de recul avant de repartir de plus belle.
Vous l’aurez compris, l’objectif derrière chaque rétrospective reste intact: prendre un moment pour revenir sur comment les choses se sont passées, afin d’en tirer des apprentissages et faire mieux à l’avenir.
Mes conseils pour faciliter une rétrospective dans un contexte SAFe
Il n’y a pas de secret, pour qu’une rencontre soit un succès, il faut commencer par en définir l’objectif et les attentes.
Comme évoqué plus haut, la Rétrospective d’itération permettra à l’équipe de revenir sur son travail, ses valeurs, ses enjeux de livraison. Vous souhaiterez probablement permettre à chaque membre de s’exprimer, quitte à rentrer dans des sujets très précis.
Tout en conservant l’essence de la rétrospective d’itération, n’hésitez pas à adapter l’agenda selon le contexte de votre équipe. Qu’il s’agisse du format ou de la durée, il est important de préparer cette dernière afin d’en tirer le maximum. À titre personnel, je trouve qu’il est bien dangereux de ne dédier qu’une heure pour une rencontre si importante.
À l’inverse, une rétrospective lors du Inspecter & Adapter nécessitera généralement des discussions à haut niveau au travers d’un train de livraison. Permettre à chaque membre de parler pourrait être une mission bien compliquée, alors il sera primordial de garder les échanges de qualité pour la majorité des personnes assistant à la rencontre. Pour éviter de dévier de l’objectif de la rencontre, le Scrum Master / Team Coach, en soutien du Release Train Engineer (RTE) devra s’assurer en amont, d’avoir rappelé à l’équipe de se préparer à amener ses points. Placer en avance les éléments de discussion sur le board (physique ou virtuel) peut être une option intéressante.
Bien qu’aucune consigne précise ne soit partagée sur le sujet à ma connaissance, 30 à 45 minutes semblent adaptées pour cette partie de l’I&A, du moment où les participants s’entendent sur le problème à résoudre ensuite.
Concernant la rétrospective du PI Planning, je suggère de la repousser au lendemain de la rencontre, à savoir la première journée du nouveau PI. Après un jour et demi d’effort et de réflexion, il est tout à fait naturel que les membres d’équipe n'aient plus l’énergie ni l’espace mental pour se plonger dans une rétrospective. Leur permettre de prendre la fin de journée et la nuit pour recharger les batteries me semble être un gain facile pour repartir du bon pied.
Une nouvelle fois, pas de consigne précise concernant la durée ou un éventuel format, cependant ma suggestion serait de prendre 60 minutes pour échanger sur l’événement et bien prendre note des éléments à conserver ou modifier pour le suivant.
Afin de rendre ces rencontres aussi dynamiques que possible, j’ai sélectionné quelques formats qui je l’espère vous aideront.
6 formats de rétrospective innovants adaptés à SAFe
Comme présenté plus haut, la posture varie selon l’occasion qui mérite une rétrospection. En qualité de Scrum Master / Team Coach vous aurez la responsabilité de faciliter ces événements. Voici quelques templates qui m’ont été utiles et qui je pense pourront vous faciliter la vie dans un contexte SAFe.
1. Pour la rétrospective d’itération
Afin de permettre à l’équipe de se projeter dans l’avenir dès le début de PI, potentiellement lors de la première itération: Le Génie de la Lampe ou la Futurespective inspirée de Star Wars. Ces deux modèles vous proposeront de réfléchir au futur, et non pas seulement revenir sur le passé.
2. Pour la rétrospective du PI Planning
Afin de revenir sur l’atelier du PI Planning, son organisation et son déroulé qui peut être un exercice drainant, je suggère une approche simple et efficace: Plus/Delta ou les Niveaux d’énergie car ils vous permettront de facilement prendre le poul de l’équipe. Pour rappel, je suggère également de tenir cette rencontre le lendemain du PI planning.
3. Pour la rétrospective Inspecter & Adapter
Afin de soutenir un train complet durant la rétro Inspecter & Adapter, identifier les bonnes connexions au travers des équipes, mais aussi souligner les interdépendances ou tout bloquant qui ont pu freiner la livraison de valeur: Le Rock Band ou Opérationnel VS Non opérationnel. Nous nous concentrerons ici sur la réflexion collective pour en extraire les problèmes que nous souhaitons creuser, tout en soulignant les bons coups.
Ces exemples de template vous permettront de sortir des sentiers battus et générer de nouvelles discussions tout en gardant l'engagement élevé.
Conclusion
En maîtrisant l’objectif de chacune des rencontres proposées par SAFe, vous serez en mesure de faciliter chacune d'entre elles et en tirer le plus de valeur possible. Profitez notamment des synchronisations de Coachs pour relever vos enjeux et chercher des pistes de solutions, vous partager des templates et axes de discussion.
Enfin, tout en respectant l’essence de SAFe, je vous suggère de prendre quelques libertés qui vous permettraient de mieux convenir à vos équipes. Par exemple, une durée plus longue concernant la rétrospective d’itération ou encore le timing de la rétrospective de PI.
Cela fait désormais plusieurs années que Neatro me facilite grandement la vie et me fait gagner du temps de préparation grâce aux templates disponibles que je n’ai plus qu’à sélectionner selon le contexte de l’équipe ou de la rétrospective que j’accompagne.
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