Revue VS Rétrospective de Sprint : Quelle différence ?
Lorsqu’on parle d’agilité, il est bien difficile de ne pas faire référence au cadre Scrum. Souvent perçu comme efficace et simple à mettre en place pour des équipes souhaitant collaborer sur un développement incrémental et itératif, le guide Scrum (publié par Ken Schwaber et Jeff Sutherland) a mis en lumière quelques concepts clés permettant une bonne compréhension et mise en pratique afin de développer son état d’esprit agile.
Avant de porter ma casquette actuelle de Coach Agile, j’ai eu la chance d’être Product Owner ou bien encore gestionnaire d’équipe (ou les deux en même temps, mais gardons cette histoire pour une prochaine fois).
Parmi les difficultés les plus couramment rencontrées par mes équipes vis-à-vis de la compréhension du cadre Scrum, j'ai remarqué que la distinction entre la Revue de Sprint et la Rétrospective de Sprint était un sujet récurrent.
Après tout, ces deux événements se suivent et ont même parfois lieu le même jour. Alors on pourrait avoir tendance à imaginer qu'on y répète tout simplement les mêmes choses, avec une audience différente dans les deux cas.
Grossière erreur ! Chacun de ces deux événements a un rôle important à jouer.
Bien comprendre leur objectif vous permettra de tirer la meilleure valeur d'un Sprint - et par extension, de votre équipe. C'est pourquoi je vais vous livrer dans cet article tout ce que vous devez savoir sur la Revue et la Rétrospective de Sprint. Avec mes meilleurs conseils pour faciliter comme il se doit ces deux événements Scrum.
Au sommaire de cet article :
Quels sont les 5 événements Scrum ?
Tout d’abord il est important de rappeler la théorie derrière ce cadre, tel que mentionné dans le guide Scrum.
‘’Scrum est fondé sur l'empirisme et la pensée Lean. L'empirisme affirme que la connaissance provient de l'expérience et que la prise de décision s’appuie sur l’observation de faits. La pensée Lean réduit le gaspillage et se focalise sur l'essentiel.’’
- Guide Scrum, édition 2020
(source)
Afin de soutenir cette culture d’amélioration continue, 5 événements viennent outiller les équipes.
Tout d’abord, tout le travail nécessaire pour atteindre l'objectif de Produit, se fait dans le cadre du Sprint - notre premier événement. Il s’agit d’une boîte de temps fixe et répétée.
Le Sprint encapsule les 4 autres événements prescrits par Scrum, dont voici le détail ci-dessous.
La Planification de Sprint (Sprint Planning) sert de rampe de lancement pour l’équipe où le Product Owner et l’équipe de Développement s’accordent sur un objectif de Sprint, les tâches jugées nécessaires et le plan pour l’atteinte de l’objectif.
La Mêlée quotidienne (Daily Scrum) permet à l’équipe d’avoir un échange quotidien afin d’inspecter le progrès envers l’objectif de Sprint et de réduire le risque.
La Revue de Sprint (Sprint Review) a pour objectif de présenter la valeur livrée par l’équipe aux parties prenantes et ouvre l’opportunité de recevoir du feedback de ces derniers pour éventuellement ajuster le plan du prochain Sprint.
La Rétrospective de Sprint (Sprint Retrospective) donne à l’équipe l’opportunité de revenir sur le Sprint passé et en tirer des apprentissages dans une optique d’amélioration future.
Maintenant que nous avons pu survoler les événements préconisés par le guide Scrum, regardons plus en détails les différences de ces deux derniers.
La Revue de Sprint : une réflexion produit
La Revue permet d’avoir l’équipe Scrum (1 Product Owner, l’équipe de développement, 1 Scrum Master) et les parties prenantes autour de la table, ou de l’appel selon votre réalité physique ou virtuelle. Elle cultive la transparence sur la valeur livrée lors du Sprint.
Tout en rappelant l’objectif engagé par l’équipe en début de Sprint, cette dernière va pouvoir présenter ses résultats et faire la démonstration de certains livrables.
Grâce à cette visibilité, les parties prenantes auront tout le loisir de remonter leur feedback et questions. Enfin, ces échanges permettront de s’aligner sur la suite et ainsi atténuer les risques de la prochaine itération.
Mes conseils de facilitation
Afin de tirer toute la valeur de cet événement, le Scrum Master devra s’assurer que l’équipe s’est préparée adéquatement en amont de la Revue. Trop souvent, j’ai pu voir des équipes prenant pour acquis que le Product Owner allait présenter la fonctionnalité livrée, sous prétexte qu’il est le point de contact des parties prenantes. Plutôt que d’organiser un one-man-show, profitez-en pour insuffler un vent d’ownership et permettre à chaque membre de partager ses propres contributions.
Capture d'écran, démonstration, tableau de bord, vidéo pré-enregistrée, tout support peut être sélectionné du moment où l'information qui y est partagée est claire et compréhensible pour son audience. N’oubliez pas que les parties prenantes ne maîtrisent probablement pas aussi bien votre réalité et vos livrables que l’équipe - alors évitez de simplement partager votre carte Jira. La Revue est l’opportunité rêvée pour faire briller votre travail. Plus l’équipe sera préparée et en maîtrise de son sujet, plus elle gagnera la confiance des parties prenantes.
En amont de la rencontre, le Scrum Master devra également s’assurer que les bonnes personnes sont invitées à cet événement, notamment pour les membres externes de l’équipe - qui pourraient partager du feedback pertinent.
Il est important que chaque collaborateur impliqué puisse avoir la place pour échanger et communiquer sur ses points. Le Scrum Master doit donc être vigilant et devra créer cet espace d’échange.
Facteur de succès
À la fin de cette Revue, l’ensemble des membres ayant assisté à la rencontre ont eu l’opportunité d’échanger et de s'entendre sur la suite des opérations. Les risques ont été exposés et un plan est amorcé pour les contenir.
Mon template d’agenda de Revue de Sprint
Voici ci-dessous le template que j’utilise fréquemment avec les équipes que j’accompagne. Sans agenda, les étapes 1 et 2 sont souvent oubliées car l’équipe baigne dans son quotidien, mais pas les personnes externes à l’équipe. En tant que facilitateur, il est de votre responsabilité d’assurer un déroulement clair pour l’audience.
1. Introduction : rappel des objectifs de la rencontre
2. Rappel de l’objectif du Sprint : afin de préciser le contexte dans lequel travaille l’équipe
3. Démonstration de l’incrément de valeur livrée : voir paragraphes précédents
4. Feedback des parties prenantes : après chaque présentation, une période de feedback permet de relever les éléments clés et favorise un échange fluide.
5. Évaluation de l’objectif du Sprint : conjointement, les collaborateurs évaluent ensemble si l’objectif du Sprint est atteint ou non.
6. Mise à jour du backlog produit : les commentaires reçus permettent au Product owner d’ajuster le backlog en préparation de la prochaine planification.
7. Conclusion et questions ouvertes.
Maintenant que nous avons pu démystifier la Revue, regardons de plus près la dernière rencontre du Sprint, la Rétrospective.
La Rétrospective de Sprint : une réflexion orientée process
Si la Revue a pour objectif d'amener de la visibilité sur la valeur livrée, la Rétrospective permet à l’équipe Scrum d’avoir un espace d’échange au format ‘’par l’équipe, pour l’équipe’’. Afin de soutenir une culture d’amélioration continue, l’équipe se réunit pour notamment échanger sur les faits saillants du dernier Sprint (mais pas que) et en tirer des apprentissages.
Plus l’équipe aura construit une confiance mutuelle entre ses membres, plus les échanges seront authentiques et donc de valeur pour la suite.
À noter que le Manager de l’équipe peut être convié à la Rétrospective si l’équipe juge qu’il/elle n’entrave pas à l’authenticité des échanges.
Mes conseils de facilitation
Le Scrum Master devra préparer la rétrospective en amont afin de trouver la bonne approche et choisir le bon template à utiliser selon le contexte actuel de l’équipe.
Un membre vient de rejoindre l’équipe ? La valeur livrée n’est pas jugée suffisante ? Les membres se sentent perdus dans leur quotidien ? Tous ces exemples de scénarios nécessitent une approche potentiellement différente.
Qu’elle soit en présentiel ou à distance, l’équipe va traverser différents états au fil du temps. Certains outils de rétrospective en ligne (comme Neatro) permettent d’ailleurs une facilitation efficace pour les Scrum Masters - ou pour tout membre de l’équipe s’apprêtant à faciliter la rencontre.
Une fois la rétrospective débutée, le Scrum Master devra favoriser un espace d'échange sain entre les membres. Pour ceci, un rappel de la Directive Première sera une base solide pour rappeler l’état d’esprit à aborder en arrivant à la rétro.
“Indépendamment de ce que nous découvrons, nous comprenons et nous croyons sincèrement que chacun a fait du mieux qu'il ou elle a pu, selon ce qui était connu à ce moment, ses aptitudes et capacités, les ressources disponibles et le contexte du moment.”
- Norman L. Kerth, Project Retrospectives: A Handbook for Team Reviews
Facteur de succès
En fin de rencontre, il est important de s’assurer que chaque membre de l’équipe a eu l’opportunité de s’exprimer librement, sans jugement. L’engagement des membres durant la rencontre est habituellement un excellent indicateur de succès.
L’équipe se commet généralement sur au moins un élément d’action au terme de la rétrospective, ce qui lui permet d’avoir une action concrète sur laquelle travailler pour le prochain Sprint. Mais attention, créer trop d’actions items pourrait entraîner un sentiment de découragement. Il est donc important de bien jauger la capacité des membres et de choisir ses combats. En équipe, commencez par l’élément d’action que vous jugez le plus stratégique. Une fois sélectionné, assurez-vous d’avoir une description claire, et des objectifs cohérents et SMART.
Templates de rétrospective
À distance ou en présentiel, varier le thème d’une rétrospective et l’adapter au contexte de l’équipe est primordial. À l’inverse, en répétant à chaque fin de Sprint les mêmes questions, on obtient inlassablement les mêmes réponses. Sans parler du manque d’engagement des membres qui vous rattrapera rapidement.
Voici donc quelques templates que j’ai pu utiliser auprès de plusieurs de mes équipes (tous disponibles dans l'expérience Neatro) :
Pour les discussions autour des processus d’équipe : Les 3 petits cochons et Keep Drop Start
Pour revenir directement sur le Sprint dernier, un classique : What Went Well
Pour échanger sur les émotions des membres d’équipes : Glad Sad Mad et les Sauces piquantes (ma petite création)
Pour prendre les membres de court et sortir des sentiers battus avec des thématiques saisonnières : Pâques, Halloween, Noël et la fin d’année.
Pour plus d’inspirations, je vous suggère cette liste de 35 idées de rétrospectives.
Vous l’aurez compris, tous les prétextes sont bons pour varier les discussions et éviter la monotonie. La vie est bien trop courte pour passer vos dernières heures de la semaine dans une rencontre dont vous connaissez déjà l’issue, non ?
4 pièges fréquents à éviter
Bien que les deux événements soient différents, tant dans leur approche que leur objectif, ils partagent des défis communs. Les pièges partagés ci-dessous ne constituent pas une liste exhaustive - il s’agit des principaux que j’ai pu observer à de nombreuses reprises au travers des équipes que j’accompagne.
1. Manquer de préparation
Pour commencer, un manque de préparation en amont entraînera une rencontre frustrante, sans réelle valeur ajoutée. Une dynamique de doute pourra même venir s’installer d’ici à la prochaine rencontre, ce qui risque de créer un climat moins favorable à l’échange.
2. Ne pas créer un cadre propice à l’échange
L’engagement de chaque intervenant est primordial. En ne laissant pas la place pour le dialogue, certains membres risqueront de se désengager de la rencontre et un climat de frustration pourrait en émerger.
3. Oublier de rappeler les bons coups
Ne pas mentionner les succès aux parties prenantes ou même en équipe pourrait amener une dynamique démotivante car les membres font leur maximum afin de tirer vers un objectif commun.
4. Raccourcir ou annuler les rencontres
Enfin, les excuses pour réduire ou annuler les rencontres sont nombreuses : un membre de l’équipe est absent, il reste des cartes dans le Sprint, la fatigue sociale s’installe, etc. Malheureusement, l’équipe se priverait d’une source précieuse d’apprentissage potentiel. Elle finira probablement par perdre le temps qu'elle pensait avoir gagné, en répétant les mêmes erreurs encore et encore.
Bien comprendre l’objectif et la valeur de la revue et de la rétrospective de Sprint favorise leur adoption pour les membres de l’équipe. Ces deux événements, lorsqu’ils sont menés de façon efficace et constructive, permettent d’instaurer un climat de confiance entre vos collaborateurs internes et externes.
Avec une préparation adaptée, les échanges qui en ressortiront seront précieux pour une équipe dans sa quête de performance et d’amélioration continue.
En parlant de rétrospective performante ! Cela fait désormais plusieurs années que Neatro me facilite grandement la vie et me fait gagner du temps de préparation grâce aux templates disponibles que je n’ai plus qu’à sélectionner selon le contexte de l’équipe que j’accompagne.
Si vous voulez en apprendre davantage, n’hésitez pas à jeter un œil à l’expérience de rétrospective Neatro. Lancez une démo de présentation Neatro ici.
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